Fórum HRS: como tornar o processo de viagens mais simples

Eliminar a complexidade dos processos de viagens corporativas é uma questão importante atualmente em um mercado que exige agilidade, instantaneidade e transparência. Este tema foi o assunto debatido no primeiro painel do 2º Corporate Travel Forum, da HRS, que acontece hoje, no Palácio Tangará, em São Paulo, moderado pela vice-presidente das Américas da HRS, Suzanne Neufang.

Toda a gestão – pré, durante e pós-viagem – apresenta alguns pontos complexos que podem ser simplificados, como a auditoria posterior. “Fazemos as negociações, temos todo o trabalho das RFPs, precisamos checar se as tarifas foram carregadas corretamente nas OBTs e toda essa verificação dificulta um pouco o processo”, conta a gestora de viagens para México, Central e América Latina da Ericsson, Maria Cecilia Mattiuzzo.
Para o CPO de América Latina da Capgemini, Rafael Dessunti, o principal problema é relacionado à questão operacional. O fluxo de aprovação, às vezes estabelecidos pela empresa, costuma ser muito complexo e isso acaba afetando o dia a dia do viajante, seja para conseguir uma boa tarifa ou até mesmo receber de volta o que foi devido durante a viagem.

A questão das regras, sejam tarifárias das companhias aéreas ou de categoria de hospedagem e locação de veículos, precisa também ser passada de forma clara para o viajante. “Muitas vezes há confusão por parte do funcionário. Normas tangíveis podem contribuir para o processo e também para o gestor”, explica o gerente da TV Globo, Renato Câmara.

“Hoje se fala muito em big data, mas nos relatórios que recebemos os números não falam entre si. Depois de recebê-los, temos que avaliar todos os dados e buscar estratégias e oportunidades de mercado. São muitas as informações que temos, mas com pouca eficiência. Se fosse realmente investido nessa questão dentro do mercado de viagens, o processo seria muito mais fácil”, comenta Maria Cecilia.

Confiança, credibilidade e transparência são três pilares importantes para que haja essa simplificação. Quando um modelo confiável é passado para os fornecedores e demais partes, é possível conseguir um benefício para a empresa, de acordo com a negociação, de forma pura e simples.

Um exemplo de transparência de informações é em relação às políticas e taxas de cancelamento dos hotéis. “Dezoito porcento das reservas globais das empresas são canceladas e 5% são feitas com 48 horas de antecedência. Muitos viajantes não entendem e não aceitam pagar por essa multa, mas o hotel tem o direito de oferecer o quarto para outra pessoa. É necessário ter essa simplicidade para que eles estejam a par”, explica o diretor administrativo da HRS para a América Latina, Alexandre Oliveira.