Como a IA pode impactar nos eventos corporativos: especialistas comentam

Pixabay/Gerd Altmann

Nos últimos anos, uma onda de inovação tem varrido o mundo dos negócios, redefinindo a forma como as empresas conduzem seus eventos corporativos. A ascensão da inteligência artificial (IA) como uma ferramenta indispensável tem impulsionado uma revolução notável na maneira como os eventos são planejados, executados e experimentados.

A capacidade da IA de processar dados, analisar padrões e tomar decisões complexas em tempo real tem elevado os eventos corporativos a um patamar totalmente novo. Desde conferências de grande escala até reuniões internas, as aplicações da IA estão moldando o cenário dos eventos empresariais de maneiras que anteriormente pareciam pertencer ao reino da ficção científica.

“Já são milhares de aplicações disponíveis, que envolvem inteligência artificial, destinadas a facilitar a vida das pessoas. Tirar delas aquilo que é repetitivo, que demanda muito tempo para preparar os dados. Elas vieram para ficar e não há mais como ficar sem. As soluções vêm para nos dar mais tempo para as relações humanas, que são a essência dos eventos. O impacto dessas ferramentas é total e absoluto e elas serão cada vez mais utilizadas”, afirma a sócia-diretora da VM Consultoria e especialista em tecnologia em eventos, Vanessa Martin.

Para os eventos, são muitas as aplicações. Desde elaborar um briefing no ChatGPT, a criar perguntas para um painel ou palestrante, conseguir insights sobre as preferências e comportamentos dos participantes, coletar dados valiosos, montar agendas e personalizar experiências. Estas são somente algumas das possibilidades.

Poder das ferramentas

Além disso, enquanto o papel tradicional de um evento corporativo era proporcionar um espaço para networking e aprendizado, a integração estratégica de ferramentas de IA está reformulando essa dinâmica. A coleta de dados em tempo real permite insights precisos sobre as preferências e comportamentos dos participantes, possibilitando ajustes instantâneos na programação e personalização das experiências.

Os chatbots e assistentes virtuais, por exemplo, estão tornando a interação mais fluida e eficiente, proporcionando informações instantâneas e orientações aos participantes. No entanto, à medida que testemunhamos essas inovações emocionantes, também surgem questões sobre a privacidade dos dados, a confiabilidade da tecnologia e o papel contínuo dos profissionais humanos – totalmente indispensáveis – na criação e condução desses eventos.

“A inteligência artificial é muito mais sobre como você consegue colocar ela no seu dia a dia do que o contrário. Como você consegue encaixá-la no seu trabalho é que faz a diferença, ver o leque, o que faz sentido para você. As ferramentas tiram muito a carga do trabalho manual, de anotar, do secretariado. Não substitui o meeting planner, que vai pensar o evento, mas, se ele estiver esgotado, ele vai para o ChatGPT, por exemplo, dá dois pontos bem definidos e isso dará um caminho interessante para este profissional”, explica o head de Tecnologia da DMC Negócios de Impacto, Fabio Kontopp.

Alavanca para a personalização

Eventos cada vez mais personalizados são a busca de todo organizador de eventos e as possibilidades por meio da IA auxiliam – e muito – neste sentido. Um excelente briefing e um entendimento por parte de quem está fazendo o encontro é essencial para isso, mas, hoje, é possível sistematizar tudo, sem interferência humana, auxiliando no processo.

“E fazer isso dá cadência ao evento. Seja por meio da comunicação com o participante, em receber alguma informação, uma validação. Tudo isso passa a ser dentro de um sistema. Estas etapas, com a IA, passam a ser sistematizadas e não ficam da dependência de uma pessoa”, diz o líder de Estratégia e Soluções Integradas + Eventos & Viagens da Roche, Rodrigo Cezar.

Algumas questões de customização podem ser antecipadas com as soluções de inteligência artificial. O evento pode enviar um formulário para o participante antes da data, com várias perguntas, e, em cima disso, a programação, assim como brindes, conteúdo e roteiros que façam sentido para aquele público podem ser criados.

“Com a IA é possível dar um tom de voz para as pessoas que estarão no seu evento. Claro que varia de recursos e de budget, mas entender o tom de voz desde o princípio para saber como será a jornada do evento faz toda a diferença. Por meio de um bom uso da IA, é possível fazer isso sem onerar muito e criando uma ótima experiência para o participante”, exemplifica Kontopp.

Veio para ficar

Uma coisa é fato: por mais que a inteligência não seja mais uma grande novidade, estes recursos tecnológicos vieram para ficar e não há mais como não utilizar nem que seja um pequeno vestígio deles. O importante é entender como esta tecnologia encaixa em cada empresa, para cada profissional e qual o sentido dela para cada evento.

“A IA veio para ficar porque é necessária. Não estamos dando conta do que estamos fazendo, há necessidades muito urgentes, e o setor de eventos tem muito para crescer. As soluções estão vindo, há muita demanda. Hoje, cada vez mais o profissional que se preocupa em entender processos e decisões estratégicas, quanto mais focar nisso, melhor ele vai se desenvolver. E a IA está inclusa nisso”, finaliza Vanessa.

* Para explorar os recursos da inteligência artificial e relacionar com o tema, alguns trechos desta matéria, com exceção das contribuições das fontes especialistas, foram escritos com o auxílio do ChatGPT