Automação ajuda a acelerar aprovação de relatórios de despesas
Os gastos de uma viagem corporativa podem ser relatadas de forma mais rápida, prática e ágil.
Quanto tempo a sua empresa leva para reembolsar seus funcionários? Se a resposta for semanas, o processo de aprovação de relatório de despesas necessita de alguns ajustes. Um procedimento agilizado melhora a satisfação do colaborador, dá ao departamento financeiro uma visão mais clara dos gastos e ajuda a garantir que as contas do cartão corporativo sejam pagas a tempo, evitando taxas.
Confira abaixo três dicas levantadas pelo site da empresa Coupa para que a aprovação das despesas de uma viagem corporativa seja feita de forma mais rápida, prática e ágil.
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1. MELHORANDO A QUALIDADE DOS RELATÓRIOS A primeira coisa que pode ser feita é ajudar os funcionários a elaborarem um relatório de gastos completo, compatível e pronto para ser aprovado. Isso reduz o tempo que a equipe de contabilidade tem para gastar em busca de informações que faltam.
Para isso há duas vertentes: usar automação que ajude as pessoas a preencher os relatórios corretamente e interromper a submissão de documentos que precisam de mais trabalho.
Certifique-se de configurar as políticas e requisitos por categoria de função ou despesa, em vez de mostrar informações que não são relevantes para os colaboradores ou exigir que eles preencham todos os campos.
2. RACIONALIZANDO APROVAÇÕES Existem dois componentes principais no processo de aprovação: obter aprovadores para assinarem as despesas já enviadas e auditorias de relatórios feitas pelo departamento de finanças. A estratégia de otimização é utilizar a aprovação humana e os recursos de auditoria com moderação, deixando que a automação cuide do resto.
Considere o método de auto aprovação. Se já há uma confiança nos funcionários para gastar até determinados limites em outras áreas, talvez faça sentido deixá-los enviar relatórios de despesas diretamente à contabilidade, sem passar pelo gestor.
3. AJUDA AUTOMATIZADA Ao melhorar a qualidade dos relatórios de despesas, o tempo dos funcionários é poupado, possibilitando que eles foquem no que realmente exige atenção. Por isso, configurar lembretes nas plataformas usadas pode ajudar o funcionário a completar os procedimentos.
Usados em conjunto, lembretes automatizados e escalação automática ajudam a dimensionar o esforço de acompanhamento e economizar o tempo da equipe, que pode gastar em trabalhos mais produtivos.
