Veja algumas dicas de como se prevenir contra problemas inesperados que podem acontecer durante as viagens a trabalho.
Problemas repentinos podem surgir em qualquer viagem a negócios, trazendo prejuízos e transtornos. Eles podem acontecer devido a erros na gestão ou ausência de regras claras, mas muitos imprevistos podem ser evitados quando é feito um gerenciamento de viagens realmente eficiente.
O site da Copastur levantou algumas dicas para reduzir custos, otimizar recursos e garantir um gerenciamento mais enxuto das viagens a trabalho. Confira abaixo como minimizar alguns riscos.
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1. DEFINA A POLÍTICA DE VIAGENS Uma política de viagens funcional é o primeiro passo para um gerenciamento de viagens eficiente. É necessário ter controles rígidos, mas eles não podem criar obstáculos no fluxo de aprovações – muita burocracia engessa o processo.
Porém, a flexibilidade das condições precisa ser dosada. Os prazos para solicitações, alterações e reservas devem ser respeitados para que gastos desnecessários sejam evitados. Também devem ser dadas orientações sobre limites de gastos diários, despesas reembolsáveis e fornecedores preferenciais. A política de viagens deve estar alinhada às características da empresa, reduzindo, assim, chances de fraudes, desvios e condutas inapropriadas.
2. TENHA UM PLANEJAMENTO COMPLETO Planejar é um dos principais pilares do gerenciamento e, por isso, é indispensável para a saúde financeira das empresas. Manter um relatório sobre os destinos mais procurados e principais roteiros e estabelecer parcerias e convênios facilita a busca por melhores tarifas e opções para os funcionários.
Criar um cronograma trimestral e semestral, considerando viagens previamente programadas, é também muito importante. Assim, é possível negociar preços e condições com mais facilidade.
3. CONTRATE UMA AGÊNCIA ESPECIALIZADA EM VIAGENS A TRABALHO Ter uma TMC ajuda a economizar tempo, dinheiro e capital humano. Terceirizando essas funções, é possível direcionar a equipe para tarefas voltadas à empresa. As agências corporativas lidam com muitas transações e possuem acordos especiais com redes de hotéis, linhas aéreas, cooperativas, restaurantes e outros serviços relacionados.
Elas também têm procedimentos internos que se adequam às necessidades corporativas, o que reduz gastos e otimiza recursos, além de canais para entrar em contato com os funcionários e uma equipe preparada para resolver problemas relacionados às viagens.
4. TENHA UM SEGURO VIAGEM É essencial considerar a hipótese de acidentes e emergências. Com um seguro viagem, uma cobertura adequada é oferecida aos profissionais em trânsito. Ele protegem a saúde dos funcionários e evita despesas elevadas com atendimentos médicos e internações de última hora, por exemplo.
Apesar de muitas vezes ser considerado um custo adicional, este pequeno investimento em segurança pode evitar um enorme gasto no futuro e danos à imagem da empresa.
5. FAÇA PESQUISAS SOBRE OS DESTINOS Conhecer os locais a serem visitados pode ajudar a empresa a se proteger de imprevistos. Coletar informações, providenciar documentos e vacinas, pesquisar sobre peculiaridades, cultura local e legislação do país são alguns exemplos.
Outra maneira de reduzir custos é preparar guias, com sugestões sobre alimentações, transporte, pontos turísticos e opções de lazer. Quanto mais o funcionário e a empresa souberem sobre o destino, mais preparados estarão para lidar com problemas que surgirem no meio do caminho.
