Por que Eventos & Viagens é um segmento fascinante

A área de viagens para eventos sempre oferece desafios para as empresas que precisam administrar grandes equipes. No artigo abaixo, o gerente de eventos & viagens na Roche, Rodrigo Cezar, conta um pouco da sua experiência e dá dicas para superar expectativas. Para Cezar, é fundamental focar em audiência, tecnologia e experiência.Conselheiro da Alagev e formado em Turismo, Marketing e gestão de pessoas, Cezar participará da próxima edição do Corporate Travel Forum (CTF), no dia 17 de agosto, em São Paulo. O gerente é um dos palestrantes do painel Sim! Elas ainda existem: oportunidades de redução de custos com hotéis.
Leia o artigo de Rodrigo Cezar, publicado também na Revista da HRS:

Este mundo de Eventos & Viagens
As áreas de Eventos & Viagens possuem suas similaridades e diferenças. Com constantes desafios, é fundamental superar as expectativas. Mas para isso, é necessário conhecer três áreas: audiência, tecnologia e experiência.

Há 20 anos, quando fazia minha primeira faculdade e tinha meu próprio negócio, recebi um convite para coordenar um evento de uma grande empresa, que aconteceria no interior de São Paulo. A oportunidade de ter uma experiência diferente me chamou a atenção e aceitei o desafio. Deparei-me com um mundo completamente novo: Evento com logística complexa, jatos particulares, helicópteros, carros blindados, forte esquema de segurança, alimentação exótica, equipamentos de ultima geração, sigilo de informações... Foram dias intensos, e o senso de realização no final dessa experiência me fez despertar para algo novo: passei a enxergar a organização de eventos como uma possibilidade de carreira, algo estratégico para as empresas e que poderia realmente me satisfazer profissionalmente.

Hoje, tenho o prazer de aliar a minha paixão pessoal pelo tema à minha responsabilidade profissional, e nas próximas linhas compartilharei algumas tendências que me fazem lembrar por que Eventos & Viagens é realmente um segmento fascinante: as mudanças não param, os desafios motivam e as novidades são cada vez mais surpreendentes.

Eventos e Viagens são áreas distintas, que moldam profissionais com diferentes perfis. Possuem ferramentas e culturas singulares, mas são, ao mesmo tempo, inseparáveis nas corporações. Caminhando juntas, essas áreas se beneficiam de uma gestão integrada, que gera otimização de recursos, alinhamento estratégico e agilidade na definição de muitas ações da corporação. A área de Viagens está cada vez mais focada em seu viajante, trazendo soluções mobile e online para facilitar e aprimorar a experiência de seu viajante, enquanto a área de eventos traz o planejamento para otimizar tempo e busca incessantemente pelo melhor conteúdo, melhor experiência, desenho do evento com a melhor logística e custo.

Divulgação / CTF

Apesar das diferenças, destaco que essas áreas têm em comum o foco em agilidade. Agilidade, aliás, é a palavra do momento, a habilidade que diferencia uma organização e que pode gerar resultados significativos em empresas que desejam estar à frente do mercado. Ser ágil, portanto, pode ser sinônimo de sobrevivência.

Um dos braços dessa área são os Eventos Corporativos, sobre os quais eu vou me aprofundar neste texto. Eventos Corporativos movimentam um mercado expressivo, muito influenciado por novas tecnologias. A concorrência está cada vez maior e temos uma audiência cada vez mais exigente, portanto somos pressionados a assumir cada vez mais riscos e inovar!

Importante mencionar que a experiência em eventos tem sido o foco nos últimos tempos; porém, mais do que elaborar a experiência, é necessário saber manter a audiência interessada, criando mecanismos envolventes em todas as etapas do processo. Um bom exemplo é a utilização de um modelo de co-criação de um evento, em que o público ajuda a definir seu conteúdo. Desde a concepção do evento até o momento presencial, há infinitas possibilidades para fazer com que sua audiência escolha o que é relevante, defina a agenda e até mesmo altere o evento de acordo com as necessidades reais.

De forma resumida, hoje o grande desafio dos gestores da área de eventos é superar as expectativas em três áreas: audiência, tecnologia e experiência.

Quando falamos de audiência, é importante lembrar que, enquanto no passado um tempo médio de palestra era de 1h30 e as pessoas pareciam satisfeitas, alguns estudos têm mostrado que o poder de concentração do ser humano é de, em média, 10 a 18 minutos. Com o conhecimento desse novo perfil, algumas empresas estão mudando sua forma de se comunicar em apresentações para poder atingir múltiplas gerações. Menos pode ser mais com o avanço de uma geração ávida por tecnologia e resultados instantâneos.

Quando o assunto é tecnologia, uma pergunta provocadora e pertinente é: seria a tecnologia a solução para o sucesso de um evento? No meu ponto de vista, a tecnologia é um meio, um facilitador, mas nunca garantirá o sucesso de um evento e o engajamento dos participantes. Evento bem desenhado e sem tecnologia pode ser incrível, como também evento com tecnologia de ponta e sem um desenho bem feito pode apresentar um resultado diferente do esperado. O segredo é saber utilizar a tecnologia com um objetivo claro. A tecnologia pode, sim, ser um fator de diferenciação em seu evento, desde que as seguintes perguntas tenham sido devidamente endereçadas: Como apresentarei meu conteúdo de forma inovadora? O que farei para me diferenciar da concorrência?

Entre as muitas tecnologias à nossa disposição, especialistas definem alguns tipos como sendo os mais relevantes: robôs, drones, internet de coisas, realidade aumentada, inteligência artificial, realidade virtual e impressão 3D. Escolha e implemente da forma mais adequada ao seu evento, sempre lembrando que o sucesso da aplicação dessas ferramentas depende de uma boa definição de objetivos e de uma implementação perfeita por uma equipe técnica capacitada.

Partindo para o terceiro tópico, falar de experiência é falar do design do evento, e nesse ponto há muito o que explorar:

• Ambiente certo: desenvolva os layouts certos, jogue com novos formatos, explore o virtual e o físico, foque em apresentações curtas;
• Regra 70-20-10: está comprovado que 70% de aprendizado vem das experiências próprias , 20% de aprendizado com os outros, 10% através de cursos . Inclua gamificação, sessões práticas e, em seguida, conecte seus convidados;
• Eventos baseados em segredo:lugar ou atividades mantidos em segredo e revelados alguns momentos antes do início aumentam a expectativa da audiência;
• Conferências mudas: diversos palestrantes, participantes e canais de áudio em um mesmo lugar, e cada pessoa ouvindo uma apresentação diferente. Além de ser dinâmico, resolve um dos problemas mais comuns em eventos, que é a interferência de sons externos, uma vez que todos estão com os fones;
• DesApresentações: apresentações estão sendo deixadas de lado e sendo substituídas por entrevistas e bate-papos ao vivo com o convidado no palco. Posteriormente os participantes votam em tópicos de interesse e formam painéis;
• Elevator pitch:facilitadores mostram 20 imagens e têm 20 segundos para falar sobre cada uma delas. As imagens avançam automaticamente, portanto não há como extrapolar o tempo;
• Ambientações temáticas:desenvolvimento de projetos em locais inesperados;
• Crowd-streaming: participação remota em eventos. A plataforma live do Facebook, por exemplo, tem conquistado um número cada vez maior de adeptos. Uma excelente maneira de se divulgar um evento e engajar o público tanto física, quanto remotamente.

Vivemos um mercado extremamente dinâmico, em um cenário que muda de forma exponencial, inseridos em uma cultura cada vez mais voltada para a inovação... Se quisermos uma audiência engajada com nossos eventos, devemos estar atentos e abertos às oportunidades e às mudanças que acontecerão de forma cada vez mais frequente. Muitas vezes as respostas para inovar estão mais próximas do que se espera. Crie as comunidades no seu setor, pesquise dentro de sua própria empresa, promova e participe da troca de ideias, treine seu olhar para observar o que está chegando ao mercado. Dessa forma, eu acredito que seguiremos garantindo nosso sucesso, felicidade e sobrevivência. É assim que eu continuo, a cada evento, sentindo a mesma realização de 20 anos atrás, quando me apaixonei por essa profissão.