Como criar uma política de viagens condizente com seu negócio?

Uma política de viagens deve ser, antes de um documento formulado e enviado aos viajantes, um plano estratégico condizente com o perfil, a cultura e os interesses da empresa e de seus colaboradores.

Mas diante de tantas soluções locais e globais, como saber qual a melhor forma de criar uma política de viagens sem deixar de lado detalhes que podem fazer toda a diferença no orçamento do final do mês?

Confira a seguir algumas dicas para contornar os principais desafios:

1- Ouça seus colaboradores

Shutterstock

Antes de buscar cases de sucesso de outras empresas para se inspirar, que tal olhar para dentro de sua empresa e perguntar a seus colaboradores o que funciona ou não em uma política de viagens? Afinal, são eles que estão vivenciando o dia a dia desse processo.

Por meio desse feedback (que deverá envolver também os setores de recursos humanos, logística, financeiro e diretoria) será possível conhecer as demandas e limitações de cada setor da empresa e viajante, abrindo os olhos para situações que antes não tinham sido notadas.

Levar em conta a opinião de várias áreas do negócio tornará a política de viagens mais abrangente, o que é bastante positivo.

2- Leve em conta a cultura da empresa

É imprescindível que a política esteja adequada à cultura da empresa, levando em conta o modo de pensar e negociar dos fundadores e executivos que nela trabalham. Observe o dia a dia da corporação e como ela funciona, adequando a política às suas limitações financeiras, regionais e de pessoal. Quanto mais informações forem incluídas na política, mais transparente e clara ela será para os viajantes, tornando-os mais produtivos e engajados, além de economizar gastos.

3- Pense na flexibilidade da política

Dreamstime

Se incluir o bleisure na sua política de viagens não combina com as diretrizes de sua empresa, é bom ficar atendo às novas tendências, já que elas podem trazer economias. Muitos viajantes preferem estender sua estada desfrutando de uns dias de lazer após o trabalho, e permitir isso a eles pode ser um fator de retenção desses funcionários na empresa. Sem contar as economias compartilhadas, como Uber e Cabify, que ganham cada vez mais espaço nas viagens corporativas e devem ser consideradas por contribuírem com a redução de gastos.

4- Faça relatórios mensais sobre o desempenho da política

Shutterstock

Nada melhor para medir o desempenho de sua política do que relatórios mensais (ou com outra frequência que considerar adequada) sobre o quanto elas estão contribuindo para a evolução dos negócios da empresa e a satisfação dos viajantes. Esse será o termômetro que indicará onde é preciso mexer e o que está adequado - quanto mais dados a TMC enviar para o cliente, mais tem condições de compartilhar as melhores práticas com seu viajante.

O primeiro passo para medir a eficácia da política é estabelecer metas, seja para reduzir o gasto total, o custo médio da viagem ou aumentar a satisfação dos funcionários. Em seguida, analise os principais indicadores de desempenho (KPIs), como o gasto sob contrato, a conformidade com a tarifa aérea mais baixa ou o uso de ferramentas de reserva aprovadas. Para facilitar estes processos, é possível contar com a ajuda de uma TMC especializada, que poderá disponibilizar as ferramentas e tecnologias certas para isso.

5- Treine funcionários e viajantes
Para que a política funcione da forma correta, é bom explicar aos seus funcionários antes de tudo como ela funciona e o que é permitido. Treinamentos voltados aos viajantes, que falem sobre os costumes e cultura do local a ser visitado, também podem ajudá-los a viajarem mais preparados e tranquilos. Lembre-se, porém, de que treinamentos muito maçantes não prendem a atenção dos funcionários, e que alternativas como incentivos ou pontuações por conformidade à política podem aumentar o engajamento do viajante, além de estimular uma competitividade saudável entre eles, tornando-os mais produtivos.

6- Crie um fórum interno de discussão
Outra ideia para direcionar o andamento de sua política de viagens de acordo com os princípios da empresa é criar um fórum interno no estilo “Tripadivisor”, por meio do qual viajantes e gestores avaliem a qualidade dos fornecedores utilizados e também as ferramentas tecnológicas utilizadas para reservas e reembolsos.