PANROTAS / Filip Calixto

Há muito se fala em o gestor de viagens deixar as funções operacionais para se tornar cada vez mais estratégico. Com isso, o papel da área de viagens dentro das empresas vem mudando – e, com ele, também a expectativa dos travel managers em relação às TMCs e fornecedores.

Mais do que executar reservas, emissões e outros processos transacionais, as agências são requisitadas pelos gestores a antecipar tendências, identificar oportunidades, interpretar dados e contribuir para decisões estratégicas.

Esse foi um dos principais pontos discutidos em painel no 12º Fórum Corporativo Abracorp nesta quinta-feira (27), moderado pelo sócio-diretor da Voetur, Humberto Cançado, com participação dos gestores de viagens Sheila Rodrigues, da KPMG; Marina Shimada, da Honda; Greice Augusto, da Merck; e Felipe Mendonça, da Petrobras.

Viagens cada vez mais estratégicas

Para os gestores, a estratégia de viagens começa antes mesmo da definição de uma política. É preciso entender as necessidades do negócio, os mercados em que a companhia atua e como questões como segurança, custos e acordos comerciais se encaixam nesse cenário.

"Desde a criação do programa, é um ponto estratégico. Precisa entender qual a necessidade da viagem, se ela faz sentido e como pode montar esse programa no sentido de ser vantajoso. A construção precisa envolver diferentes áreas da companhia, como financeiro, segurança e viagens, e considerar também as particularidades regionais"

Greice Augusto, da Merck

Felipe Mendonça destacou que a área de viagens precisa estar cada vez mais próxima do negócio. Em situações como conflitos geopolíticos, por exemplo, cabe ao gestor participar das discussões sobre posicionamento da empresa, planejamento e segurança dos funcionários. "A área de viagens tem que suportar o negócio, a operação", resumiu.

Na mesma linha, Sheila Rodrigues defendeu uma mudança de mentalidade na avaliação dos deslocamentos. "Uma decisão estratégica primeiro precisa mudar a pergunta: não quanto custa, mas sim o resultado que ela traz", diz.

TMC precisa ir além da transação

Se os programas de viagens se tornaram mais estratégicos, os gestores esperam que as TMCs acompanhem essa evolução. Para Sheila, a agência deixou de ser uma simples "tiradora de pedidos" e precisa ajudar a antecipar problemas e apresentar caminhos para a tomada de decisão.

"Cumprir SLA, achar a menor tarifa, claro, está no escopo. Mas ela precisa vir com ideias e estratégias que me fazem tomar decisões. Eu, como gestora, não consigo decidir sobre tudo e ela consegue prever acontecimentos que às vezes eu não teria chegado”

Sheila Rodrigues, da KPMG

Marina também espera uma atuação mais ativa dos parceiros na identificação de tendências. Ela citou iniciativas de agências que levam gestores a eventos internacionais, como a GBTA Convention, e promovem encontros sobre temas como reforma tributária como exemplos de ações que ajudam a ampliar o repertório dos profissionais. Para ela, as TMCs podem atuar nesse papel de fomentar o mercado e levar informação aos clientes.

Como citou Humberto Cançado, a ideia, portanto, é migrar de um modelo de “transaction management” para “decision management”.

Greice reforçou que o gestor não precisa apenas receber números, mas contar com a TMC para interpretá-los. "Ler o business review eu mesma posso ler. Quero que as TMCs traduzam esses números", afirma

PANROTAS / Filip Calixto

Segurança, experiência e economia

Na discussão sobre como equilibrar custos, experiência e segurança, os gestores foram praticamente unânimes em um ponto: segurança é inegociável.

Greice, da Merck, ressaltou a importância do treinamento dos viajantes para que eles entendam a política, saibam utilizar os sistemas e compreendam o impacto de suas escolhas no programa. Planejamento também aparece como elemento fundamental.

Para Sheila, da KPMG, os diferentes pilares precisam ser priorizados de acordo com o contexto, mas a segurança vem no topo. Comunicação e parceria com fornecedores também são essenciais para que os processos funcionem.

Mendonça reforçou que não existe uma fórmula única para equilibrar os diferentes objetivos, mas, na Petrobras, segurança é um valor inegociável. Os demais elementos – economia, experiência e necessidades do negócio – vão sendo ajustados conforme a situação.

No fim, a mensagem dos gestores para as TMCs é clara: o espaço para uma atuação puramente operacional está cada vez menor. O que se espera dos parceiros é conhecimento do mercado, capacidade de interpretar dados, antecipação, tecnologia e, principalmente, participação ativa e parceria na construção das decisões que moldam os programas de viagens.