Gestão de viagens end to end: como as ferramentas podem ajudar?
Soluções, como da SAP Concur, aliadas a políticas eficazes trazem experiência suave ao gestor e viajante
Uma gestão de viagens end to end envolve uma abordagem abrangente para planejar, organizar, reservar e acompanhar todas as etapas de uma viagem corporativa, desde o momento em que a viagem é concebida até o retorno do viajante e a prestação de contas.
Por meio principalmente da tecnologia, todo o processo do deslocamento é otimizado, garantindo que ele seja eficiente, econômico e esteja alinhado com as políticas da empresa ou as preferências do viajante.
“Da perspectiva do viajante, ter uma única ferramenta onde é possível centralizar tudo referente à viagem facilita o entendimento e a experiência, pois ele não precisará acessar múltiplos canais. Isso torna a experiência mais leve, rápida e confiável. Do lado do gestor e da empresa, em um único ambiente é possível extrair um relatório e saber quanto foi gasto em cada deslocamento. Com isso, consigo calcular mais para frente o ROI e saber quanto essa viagem custou e quanto trouxe de retorno”, afirma a gestora de Viagens do Grupo Brookfield, Thais Meirelles.
Por meio de ferramentas como a da SAP Concur – que oferece os módulos de travel e expense –, todo o processo da viagem a negócios é centralizado. Criando, assim, uma gestão end to end. Nela, é possível fazer as reservas de passagem aérea, hospedagem, aluguel de carros e outras necessidades; todas as despesas pagas no cartão de crédito migram automaticamente, sem a necessidade de guardar o recibo; e, ao final, um relatório é gerado, como mencionado por Thais.
“Tendo os módulos de travel e expense, o travel manager consegue centralizar em uma única plataforma o processo todo. Fazer as reservas, utilizar a viagem, ter todas as despesas automaticamente dentro do sistema. Ao final, é possível acrescentar outros gastos, como táxi, jantares etc. A ideia é ter tudo agrupado em um só lugar”, pontua a gerente de Projeto de Implementação do Módulo Travel da SAP Concur, Alethea Tamborini.
Possibilidade de customizar – e dar alertas
Além da centralização, os recursos também permitem a customização por parte de cada cliente. Isso auxilia não somente na utilização por parte de quem viaja, mas especialmente para o gestor e a companhia, que carregam suas políticas de viagens e fornecedores preferenciais na ferramenta.
“As soluções são personalizáveis. Muitos clientes permitem que os viajantes façam reservas fora da política, por exemplo, dando menos restrições e mais liberdade ao viajante. Mas a ferramenta possibilita colocar avisos, explicando porque aquela tarifa, aquela passagem aérea, ou aquele hotel, não é recomendado ou não pode ser utilizado, dentro das regras da empresa”, explica Alethea.
“É possível configurar o alerta do jeito que for melhor para a empresa. Pode ser só para o gestor, ou para quem utiliza a ferramenta. Dá para fazer muita coisa. Vai muito do perfil do viajante e como é o programa de viagens de cada companhia”, complementa Thais.
Experiência fácil e uniforme
Não é de hoje que se fala que o viajante corporativo quer, cada vez mais, uma experiência em suas viagens a trabalho igual a de suas a lazer. Com reservas feitas em ferramentas, de maneira simples, com tudo na mão, por meio de aplicativos em dispositivos móveis. É este tipo de jornada que ele procura ao viajar pela sua empresa.
“O viajante está buscando ferramentas de gestão mais próximas da facilidade de uso que ele tem no lazer. Elas têm de funcionar do mesmo jeito, têm de ter essa facilidade. Ser acessíveis em qualquer lugar, porque nem sempre ele estará em frente a um PC para fazer a reserva. E o Concur ajuda nisso, com sua versão mobile, entregando praticamente todos os recursos da versão de desktop”, diz a gerente da SAP Concur.
Para a gestora de Viagens do Grupo Brookfield, o colaborador precisa ter uma experiência uniforme e suave, com ferramentas intuitivas, práticas e rápidas.
“E isso vai da união de uma política eficiente e eficaz com uma solução de fácil usabilidade. O ponto é a companhia possuir um processo que não é atravancado, não empata a vida do viajante, tanto na questão para a aprovação para ele viajar quanto para receber o dinheiro que ele gastou, juntamente com uma plataforma fácil de usar. O viajante procura um ambiente único, simples, fácil e rápido de resolver as questões de viagens corporativas dele”, conclui.