Gestão de viagens: habilidade de negociação ainda importa?

Texto publicado originalmente na Revista HRS: Hotel Expert, edição de junho de 2017.

Por muito tempo, a habilidade de negociação era o item mais importante na gestão de viagens e parecia ser a única relevante. Ainda em 2013, "habilidade de negociação" ocupava o topo da lista em um levantamento da Association of Corporate Travel Executives (ACTE). Mas, em 2017, será que isso não está ultrapassado? Os trabalhos cada vez mais complexos não exigem competências interdisciplinares e internacionais?

Veja o que dizem dois profissionais da área:

CHRISTIAN HEID
Christian Heid, vice-presidente de Negociações Corporativas, Viagens & Consultoria, do Deutsche Post DHL Group
Principais competências: Habilidades de colaboração internacional
Competência em planejamento estratégico | Habilidade de negociação

Na minha empresa, as habilidades de colaboração internacional estão em alta. "Tamanho único serve para todos" – essa frase nem sempre funciona, pois apesar da maior parte dos colaboradores estarem localizados na Alemanha, o Deutsche Post DHL Group opera em 220 países e é "a empresa mais internacional do mundo". Isso significa que também é muito importante entender a perspectiva de nossos colegas fora da Alemanha. A comunicação, acordos e a busca pela melhor solução devem ocorrer, sempre que possível, em nível global.

Nós nos reunimos com a Equipe de Aquisição Global de Viagens, via telefone e reuniões presenciais sempre que possível, e incluímos os tópicos importantes que devemos considerar nas solicitações de propostas (RFPs) para companhias aéreas e hotéis. Contudo, isso não significa que as respostas para estas perguntas sejam sempre uniformes. Características regionais são levadas em consideração e, ocasionalmente, são implementadas soluções específicas para um país ou região.

O segmento de viagens é altamente complexo e abrange muitos elementos interdependentes – por exemplo, empresas de viagens se conectam com sistemas de reservas globais (GDSs), com ferramentas de reservas on-line (OBEs), aplicativos e assim por diante. Para serem capazes de obter uma visão completa, os gerentes de viagens precisam ter um olhar estratégico e poder de decisão sobre as políticas. Perspectivas de médio e longo prazo somente podem ser desenvolvidas com a habilidade de planejamento estratégico, que é sempre alinhada a nossa estratégia de aquisição global, presente na "Estratégia 2020" de nossa empresa.

No entanto, na minha opinião, a habilidade de planejamento estratégico também ajuda quando se avalia se um fornecedor deve ser categorizado como "estratégico", e nossa colaboração deve ser conduzida com um nível de parceria muito cooperativo. Em última análise, não é uma questão de aderir a todas as tendências, mas de utilizar os recursos de forma sensata.

Na minha visão, contudo, a habilidade em negociação ainda é uma competência extremamente importante para a área de compras.

Além disso, muitas pessoas na nossa área de atuação gostam de negociar. Compras pode gerar um grande benefício para outras atividades dentro do nosso Grupo. Em apenas algumas horas, uma imensa economia pode ser alcançada. A avaliação correta do estado das negociações, o uso das ferramentas e processos adequados, sendo capaz de encontrar "pontos ideais" e "cenários ganha-ganha" é imensamente importante para o desempenho da área de compras. Portanto, nós não precisamos somente da competência de negociação durante as negociações, mas também em cada uma das reunião de revisão das estratégias de negócios. Essas habilidades são usadas quase diariamente de diferentes formas.

DIRK GERDOM
Dirk Gerdom, presidente da VDR, Associação Alemã de Viagens Corporativas
Principais competências: Competências de colaboração multifuncional
Competência de planejamento estratégico | Habilidade de negociação

Na minha visão, a capacidade de fazer networking dentro de sua própria empresa e de colaborar com colegas de outras áreas será cada vez mais importante.

Hoje, a interconectividade digital já está apresentando às empresas o desafio de considerar o tópico "mobilidade corporativa" ainda mais intensivamente de uma perspectiva interdisciplinar. Isso não é possível sem habilidades de colaboração interfuncional. Portanto, gerentes de Viagens estão se tornando gerentes de Processos Digitais, pois eles ocupam uma interface sensível na empresa onde interesses conflitantes em segurança, sustentabilidade, proteção de dados, compliancee gestão de produtividade colidem. Assim, aqueles que estão sendo reorientados para a gestão de viagens, recursos humanos, controle e responsabilidade social corporativa são abordados aqui. Eles precisam desenvolver uma conscientização para isso e definir um caminho juntos.

Eu acredito que a habilidade de planejamento estratégico é particularmente essencial para um gerente de viagens em duas áreas de atividade: por um lado, ele precisa ser capaz de analisar os mercados com o objetivo de reduzir os custos de mobilidade e aperfeiçoar processos. Isso inclui tanto a definição de objetivos de compras bem como as análises das necessidades e o cronograma para implantação de instrumentos para as política de compras. Nesse contexto, é importante que o gerente de viagens se torne um parceiro de negócios e não apenas corte custos, mas também apoie o negócio e os objetivos de seus clientes internos ao gerar valor agregado.

Por outro lado, o crescente perigo global de ataques terroristas está impondo novos desafios para a gestão de risco e crise. Em situações de crise, é decisivo estabelecer rapidamente contato com os funcionários que estão no local, obter uma visão geral da situação de segurança e tomar as medidas apropriadas para sua proteção. Isso também requer um nível de planejamento estratégico avançado. Expertise na negociação, ou seja, experiência e habilidade nas negociações, é uma das capacidades fundamentais necessárias em nossa indústria, em minha opinião.

Particularmente em tempos de risco na pressão de custos devido aos preços voláteis de energia e matéria-prima, bem como medidas de internas de proteção à empresa. A necessidade de adaptação nos negócios não é apenas no âmbito tecnológico, mas também no econômico.

Por esta razão, um gerente de viagens deve gerar valor agregado para sua empresa e seus viajantes corporativos. Ele pode conseguir isso principalmente por possuir as habilidades de negociação apropriadas, para que, em um cenário ideal, ele possa obter uma situação vantajosa para todos os envolvidos. Contudo, negociar significa mais do que apenas discutir sobre preços e tarifas mais baixas de hospedagem. Significa implantar uma estratégia corporativa abrangente – e isso requer uma certa dose de experiência.