Viajantes frequentes de todas regiões do mundo já perceberam que o significado de passagens aéreas mudou bastante nos últimos anos. O que era antes uma garantia de alimentação, espaço, uso de bagagem, agora trata, muitas vezes, esses e outros itens como opcionais, pelos quais o passageiros deve pagar adicionalmente. O conceito de "econômica básica" introduzido pelas aéreas low cost hoje vem sendo seguido por boa parte das companhias tradicionais e full service, gerando a necessidade de viajantes, empresas e travel managers repensarem sua estratégia de gastos. Agora, os gastos auxiliares, ou ancilliaries, no inglês, não podem ser mais ignorados.

Exemplos recentes são a retirada, por parte da British Airways, de comida e bebida inclusas na classe econômica nos seus voos de curta duração. Na American Airlines, a nova tarifa econômica básica não permite uso dos bagageiros acima dos assentos, e qualquer item que não couber abaixo do assento é cobrado. Da mesma forma, acesso a lounges e lugares marcados nos voos hoje são cobrados por diversas empresas.

Como então considerar esses gastos auxiliares no gerenciamento de viagens corporativas? Especialistas nessa área foram consultados pelo Buying Business Travel e trazem alguns conselhos para as companhias. Confira:

Considerar a classe executiva
Com a cobrança por itens adicionais, vale a pena considerar: já que será necessário pagar, não compensa mais contratar o serviço completo da classe business? Ou, no mínimo, de uma econômica premium? É o que questiona o gerente de contas da FCM Travel Solutions. Peter Snowdon. "O investimento das aéreas em novas classes econômicas premium abre uma oportunidade para as empresas de revisar suas políticas e considerar a satisfação do viajante, produtividade e orçamento. Talvez combinando o uso de diferentes classes: econômica premium em voos de duração média durante o dia, e business em um voo durante a noite, para que ele descanse e mantenha sua produtividade", comenta.

Definição de política de viagens
Quando não há uma única pessoa responsável pelas compras de passagens aéreas, a falta de uma política bem definida e a proliferação de serviços auxiliares podem resultar em gastos desmedidos. Consultora da CTBR, Margaret Brise cita o exemplo de uma aérea que disponibiliza, junto com as tarifas mais em conta, passes para lounges, comida e escolha de assento, sem que seja possível reportar isso na self-booking tool. "O Travel manager deixou uma mensagem fixada de que 'você não é permitido a fazer isso'. Mas depois que se olha uma vez, os outros podem não perceber".

A solução, segundo ela, é estabelecer uma política clara de viagens que não deixe a cargo do passageiro, na hora da viagem, optar pelo pagamento de serviços, sem saber se é permitido por sua empresa. Isso poderá estressá-lo e criar problemas posteriores. "Você precisa entender seus viajantes e negócios: esses itens que você está incluindo ou excluindo são importantes para seus viajantes, e se encaixam na necessidade de seus negócios?", lembra.

Outro lado: deixar a cargo dos viajantes
Há quem considere, por outro lado, que gastar energia gerenciando gastos auxiliares é desnecessário, e que a melhor estratégia é deixar o viajante pagar de seu próprio bolso os serviços adicionais de que fizer questão, para depois reembolsá-lo - se estiver dentro da política da empresa, claro. É o caso do gerente de Viagem e Mobilidade da Continental Tyres, Ruediger Bruss. "Em voos longos, eles viajam de business, em que você escolhe assento, tem comida e bebida e às vezes até wi-fi, tudo incluso na tarifa. Então é apenas nos voos curtos em que os ancilliaries se tornam relevantes. Para mim, não há um problema com esses gastos. Você tem que cobri-los em uma política de custos e, claro, quanto mais itens você permitir nessa política, mais os travel managers criam problemas para eles gerenciando isso nas reservas. O melhor é simplificar e não permitir nada, ou permitir e deixar as pessoas pagarem, para depois reembolsá-las".

*Fonte: Buying Business Travel

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