Uma das partes mais importantes na organização de eventos é a escolha do local em que ele acontecerá. Quando se fala de ocasiões empresariais, então, pensar em espaços que atendam a um público bastante heterogêneo pode parecer um desafio ainda maior. Mas há alguns passos a seguir que podem facilitar bastante o processo.

Mesmo com muitos locais especializados em eventos, no geral, é importante analisar cuidadosamente a proposta que a empresa quer apresentar. Garantir a qualidade do espaço em que seu evento acontecerá é um dos principais fatores para determinar a experiência que os convidados terão.

Confira alguns pontos essenciais na escolha de um hotel para eventos corporativos:

1- Defina o porte e o objetivo do evento
A quantidade de participantes no seu evento tem papel fundamental na escolha do espaço em que ele acontecerá. Afinal, é preciso que a estrutura comporte todos com conforto, até mesmo para garantir uma boa experiência de quem comparecer.

Caso a ideia seja atualizar conhecimentos dos funcionários, um evento na mesma cidade pode dar conta do objetivo. Mas, se a intenção for proporcionar uma imersão total, com dinâmicas, palestras, exercícios e aprendizados, talvez seja interessante organizar o evento em uma cidade diferente, para que os colegas de empresa possam se concentrar apenas na convivência .

2- Delimite a localização do evento
Caso o evento aconteça na mesma cidade da empresa, é importante escolher um hotel que fique em uma região de fácil acesso a todos. Transporte público, pontos de táxi, avenidas com muito ou pouco trânsito devem ser analisados para garantir uma grande adesão dos convidados.

Mas, se o evento corporativo for acontecer em uma outra cidade, optar por um hotel próximo a rodoviárias e aeroportos é uma estratégia mais certeira. Nem todos os participantes conhecerão a cidade de destino e, por isso, escolher um local de fácil acesso garante a presença de todos.

Além disso, em ambos os casos, é importante verificar se as redondezas são seguras e oferecem serviços como restaurantes, lanchonetes, farmácias e mercados.

3- Confira a infraestrutura
Apesar de hotéis, normalmente, já oferecem espaços reservados para eventos, faz toda a diferença conhecer os ambientes pessoalmente. Dessa forma, não só é possível verificar de perto a qualidade do local, como perceber se ele comporta a quantidade de participantes previstos para comparecer, se oferece estrutura para áudio e vídeo, assim como tomadas suficientes e bem posicionadas.

Não deixe de verificar a quantidade de banheiros e a acessibilidade oferecida pelo espaço, como rampas de acesso, banheiros adaptados e quartos também. Em relação às acomodações, garantir o conforto dos convidados, principalmente em casos de pernoite, é fundamental para que todos deixem o evento com uma sensação positiva do tempo que passaram lá.

4- Verifique a parte de Audiovisual
Ao visitar os hotéis, verifique se eles dispõem de um fornecedor interno, pois pode ser uma ótima opção em caso de necessidade adicionais durante o evento.

É possível também avaliar a necessidade de contratação de uma equipe de iluminação, avaliar os materiais que são oferecidos – e se são – como microfones e sistema de som.

5- Conheça os serviços oferecidos
Alguns hotéis oferecem serviços de buffet com coffee break, almoço e lanches, copa, serviços de sala, entre outros. Da mesma forma, nos tempos atuais, é importante que o Wi-Fi seja oferecido gratuitamente a todos – a não ser que você já tenha o hábito de contratar esse serviço separadamente. Certamente, muitos participantes comparecerão ao evento portando notebooks e tablets.

6- Compare o custo-benefício
Todo evento possui um budget pré-definido, principalmente quando ele deve ser reportado a uma diretoria. Por isso, o elemento valor acaba se tornando um dos principais pontos de decisão no momento de definir o local. Por isso, é prudente que, depois de conhecer as opções disponíveis, você possa analisar qual o melhor custo-benefício em relação a todos os serviços que utilizará.

A escolha de um hotel para eventos corporativos pode envolver muitos detalhes, mas se atentar a eles definitivamente fará a diferença para o resultado final. Se a sensação que você deseja passar é a de sucesso, cada item do seu planejamento o deixará mais próximo da excelência.