O reembolso de despesas, seja de viagens ou para outras atividades empresariais, pode ser um processo cansativo e desgastante dentro de uma organização. Sobretudo se for manual, com alto acúmulo de notas fiscais, sem prazo definido do pagamento e sem uma política de viagens e reembolso clara.

A prática de reembolsos por si só já é um grande desafio para a gestão de viagens corporativas e outras rotinas administrativas. Pensando nisso, elencamos 5 motivos para você eliminar de vez o reembolso de despesas na sua empresa.

Fraudes podem acontecer

Quando não há uma política de reembolso clara e efetiva, este ciclo fica exposto a uma série de riscos que podem colocar em xeque diversos pontos da sua organização. Uma delas é a fraude advinda do próprio colaborador. Podem acontecer situações como como é o caso dos recibos feitos à mão, por exemplo. Há estabelecimentos que oferecem recibos em branco para a pessoa, onde o colaborador tem a oportunidade de aumentar o valor gasto para receber um reembolso maior.

Acúmulo de notinhas e papel

Após e durante a viagem, os colaboradores precisam reunir todos os comprovantes fiscais. É aí que o acúmulo de papel reina nos processos de reembolso. Muitas empresas disponibilizam uma planilha e ou sistema para o cadastramento das notas fiscais em escaneamento para comprovação. E ainda há empresas que pedem uma pasta com todas as notinhas presencialmente para validação.

Queda na experiência do colaborador

Hoje, adquirir e reter talentos é de longe, uma das maiores preocupações das empresas, e está cada vez mais em voga como a experiência do colaborador pode melhorar a retenção dele, diminuindo o turnover da empresa.

Bagunça financeira para o colaborador

Estamos bem convictos, que empresas que valorizam seus colaboradores não utilizam reembolsos, mas sim, formas mais simples para solucionar esse problema, como o cartão corporativo, que a propósito, já cai completamente conciliado no software de gestão.

Descentralização de gastos e dificuldades para o financeiro

Outra grande desvantagem em não utilizar uma forma centralizada, como o cartão corporativo, é a descentralização desses gastos. Quando os funcionários utilizam o cartão para pagar as despesas em uma viagem, é muito mais fácil pagar todos os valores que foram gastos de uma só vez.

Diante de todas situações relatadas acima, é preciso que todos os stakeholders de uma organização se sintam confortáveis com cada etapa de qualquer processo organizacional. Por isso, é preciso pensar além de tudo na gestão da experiência do colaborador e todas as interações do colaborador com o empregador.