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O que são Políticas de Viagem? São regras que a empresa define para as viagens a trabalho de seus funcionários. Quando não há gestão clara e qualquer pessoa na empresa pode solicitar o que quiser, priorizando aspectos pessoais ou sem planejamento adequado, as políticas de viagem entram em cena para estabelecer diretrizes.

Elas podem definir, por exemplo:

• Antecedência mínima para compra
• Menor preço disponível
• Valor máximo por diária
• Tipo de carro que pode ser locado
• Influência no fluxo de aprovação (dentro da política, apenas 1 aprovação é necessária; fora, são necessárias 2)
• Justificativas para exceções

No HubWTS, você pode configurar essas e muitas outras opções de política de viagem. A correta definição e aplicação dessas políticas pode reduzir o custo total das viagens da empresa em até 20%.

Por que isso é importante para sua agência?

Pode parecer contraditório, afinal, para a agência é melhor quando a empresa compra mais. No entanto, o verdadeiro valor para a agência está em garantir que os recursos sejam usados da melhor maneira possível, e isso é percebido como um grande diferencial pelo seu cliente.

Proposta de Valor

Melhor do que negociar um fee menor é oferecer uma redução significativa nos custos das viagens, o que tem um impacto muito mais relevante. Isso permite diferentes modelos de negociação, como:

• Fee + taxa de sucesso (se a redução total for superior a X%)
• Fee + rentabilização adicional
• Maior adesão ao Selfbooking (o que aumenta a produtividade da agência)

Como implementar uma política com sucesso?

ANTES

• Seja realista: não adianta solicitar 30 dias de antecedência se os funcionários estão acostumados a reservar de última hora.
• Entenda que nem todas as viagens serão realizadas dentro das regras, mas a maioria deve estar de acordo.
• Obtenha o apoio da diretoria: quanto mais o comando vier de cima, mais efetiva será a adesão.

DURANTE

• Explique e comunique as novas políticas a todos os viajantes.
• Responsabilize também os aprovadores.
• Utilize a “culpa visual”: alertas como “Antecedência mínima para a viagem não respeitada” podem ser muito eficazes.

DEPOIS

• Acompanhe e compartilhe os resultados frequentemente.
• Realize revisões mensais com a área responsável, e, se possível, inclua a alta gestão.
• Considere implementar um programa de bônus, recompensando os funcionários que contribuem com economias.
• Peça o apoio do RH, mostrando onde e como os recursos estão sendo gastos, o que pode até impactar a avaliação anual dos funcionários.
• Foco no problema: diferencie quem ocasionalmente está fora da política de quem sempre desrespeita as regras.
• Ouça feedbacks e adapte quando necessário. Algumas vezes, o que está errado é a política (como no caso de funcionários de manutenção, que não conseguem fazer planejamento prévio). Pode-se criar diferentes políticas de viagem para diferentes grupos de funcionários.

Ferramentas do HubWTS

O HubWTS oferece relatórios detalhados, dashboards e BI, prontos para ajudar você a acompanhar e apresentar resultados com precisão. Criar, implementar, acompanhar e medir a adoção de políticas de viagem é o principal serviço que uma agência corporativa pode prestar. O foco muda do atendimento para a gestão estratégica.

• O atendimento excelente é importante para quem viaja, mas na área de gestão, o que importa é a eficiência estratégica.
• O valor do fee perde relevância e até pode aumentar, já que o valor percebido pela empresa é muito maior.
• Se uma empresa gastava R$ 50.000 e, com o seu trabalho, passou a gastar R$ 40.000, fica muito mais fácil justificar um fee maior.
• Contato e relacionamento com a alta gestão aumentam a fidelidade do cliente.
• Você passa a ser notado por quem não viaja, ganhando relevância ao apresentar resultados de economia.
• O uso do Selfbooking melhora a produtividade e a rentabilidade da agência.
• Não é possível controlar a política por meio de trocas de e-mail; todos os funcionários devem utilizar uma ferramenta centralizada para solicitações, o que trará ganhos significativos de produtividade para sua agência.

Além do HubWTS atender todas as necessidades do processo, o atendimento da WTS também pode auxiliar você nas implementações junto a empresa, seja participando de reuniões de definição de parâmetros, seja nas configurações das regras no sistema.