Certas reuniões são fundamentais para alinhar os trabalhos que influem diretamente no crescimento de um negócio - e nada mais justo que sejam feitas cara a cara. A interação é sempre - ou pelo menos quase sempre - insubstituível. Quase porque a tecnologia pode dosar os gastos com viagens que no fundo poderiam ser evitadas ou que, de certa forma, impactariam a produtividade do executivo - que tem entre suas tarefas, outras reuniões.

Cabe à empresa gerenciar o uso de reuniões on-line e educar os viajantes na hora de tomar a decisão sobre a relevância de uma reunião para que seja feita virtualmente ou não.

Foi pensando nisso que a agência de viagens corporativas BCD Travel e a consultoria Advito juntaram forças para criar um programa global junto à Cisco que trouxesse novas práticas às reuniões de trabalho. Ao incluir reuniões in loco e tecnologias que promovam comunicação efetiva sem presença física, o programa inclui salas de bate-papo, audioconferências e videoconferências.

"A maioria das empresas não investe ou gerencia essa colaboração de maneira eficaz", alerta o vice-presidente da BCD Travel, April Bridgeman. "Já ajudamos empresas a melhorarem seus investimentos em viagens e outras a gerenciarem melhor os investimentos em tecnologia para suas reuniões".

De acordo com o especialista, viagens em que determinado empregado de uma empresa vai ao encontro de outro funcionário da companhia são uma boa chance de se cortar gastos. Empresas analisam dados referentes a viagens para medir a quantidade de encontros físicos cotidianos que podem ser dispensáveis para então estimar quais reuniões de frequência poderiam ser virtuais.

O EQUILÍBRIO
Baseado neste tipo de avaliação, o programa da BCD Travel com a Advito envolve a colaboração entre as áreas de TI, de Recursos Humanos e o departamento de Viagens dos clientes para se discutir como e quando a tecnologia pode substituir o encontro real.

"Nós avaliamos e sugerimos onde as tecnologias devem ser implementadas para diminuir a demanda por viagens. Discutimos o quanto e como os empregados entendem as opções e como fazer os agendamentos. Debatemos como podemos facilitar o agendamento do empregado e o uso da tecnologia no lugar da viagem", explica Bridgeman.

Gerente de desenvolvimento de Negócios da Cisco, Sam Chon observa viagens corporativas sempre serão necessárias, mas cabe às empresas encontrar o mix ideal com base na cultura da companhia e suas metas. A Cisco acredita que cada vez mais empresas procurarão seu know how e ferramentas para encontrar tal equilíbrio.