Soluções em viagens corporativas dependem da estrutura da empresa

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Bill Ohl/Flickr

"Nós precisamos de soluções de ponta a ponta". Esta é uma frase comum dita por buyers e gestores de viagens no mundo todo. Apesar da disposição universal para adoção de plataformas end to end, a definição do que são "soluções E2E" muda de acordo com regiões e empresas.

Para muitas companhias, conciliação de pagamentos com reservas e/ou sistemas de gerenciamento de processos de viagens é o primeiro passo de uma solução E2E. A outros, os fundamentos das soluções estão na integração das OBTs com sistemas de gerenciamento de despesas.

Em seu último estudo, "Entendendo a Tendência das Plataformas Integradas", a consultoria Travel Tech Consulting Inc (TTCI) traz diversos insights sobre soluções E2E, incluindo como elas contribuem para o desenvolvimento do mercado. Foram entrevistados 16 gestores de empresas com orçamento entre US$ 100 mil e US$ 500 mil a viagens corporativas.

Entre as principais constatações do estudo estão a tendência de inclusão de certas tarefas ao papel do travel manager, a separação da gestão de despesas das despesas com viagens como pivô de conflitos de metas e a estrutura da empresa como influenciador nas estratégias globais de gestão de viagens.

O QUE SÃO SOLUÇÕES E2E?
Segundo o estudo, a definição de E2E da consultoria é feita a partir de duas perspectivas: a do viajante e a do gestor. Pelo olhar do viajante, soluções de ponta a ponta devem reduzir os atritos com reservas e processos de prestação de contas. A partir do gestor, uma boa solução E2E contempla todo o processo da viagens, incluindo a geração de relatórios, dentro da política de viagens.

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O PAPEL DO GESTOR

Segundo o estudo, há uma tendência global de estender o papel do travel manager à gestão de despesas. Nesses casos, a tradicional função do gestor passa a também ter como tarefa a gerência e automação de relatórios de despesas, algo que muitas vezes fica a cargo de um executivo de contas.

"Se a gestão de viagem e de despesas são geridas por duas áreas diferentes (Procurement e Contas, por exemplo), a forma de usar o sistema de gerenciamento de gastos difere. Organizações financeiras sem responsabilidade com gestão de viagens podem enfatizar mais a velocidade do reembolso do que o valor de informações que contribuirão ao compliance e gerenciamento de fornecedores. O grau de influência do departamento de viagem sobre o processo de seleção do sistema de gerenciamento tende a ser menor em empresas com organização segmentada", sugere o estudo da TTCI.

Apesar dessa tendência, muitas companhias ainda têm a gestão de despesas e as despesas com viagens separadas, o que causa conflito de metas/objetivos. "Isso é bem visto em mercados emergentes, onde a cultura da gestão de viagens está em desenvolvimento", defende a publicação.

ESTRUTURA DA EMPRESA
A estrutura da empresa quando à autonomia de filiais influi na implementação de estratégias globais. Segundo a TTCI, a maturidade do gerenciamento de viagens impacta na capacidade de se implementar soluções E2E, e isso pode ter a ver ou não com a cultura corporativa.

"Apesar de cultura corporativa e maturidade de um programa de viagens serem características independentes, muitas vezes estão ligados quando a cultura define a maturidade do programa. Companhias com filiais e bases independentes tendem a trabalhar com várias TMCs, fornecedores de cartões corporativos, OBTs e fornecedores de sistemas - o que contrasta com empresas cujas culturas promovem programas globais de gerenciamento de viagens, que muitas vezes limitam a contratação de serviços a apenas uma TMC, um fornecedor de sistema, um fornecedor de cartões."
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