Contratos em eventos mudaram e requerem flexibilidade

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Contratos em eventos mudaram e estão completamente diferentes após o surgimento da pandemia do novo coronavírus. Os tempos difíceis e de incerteza trouxeram a necessidade de criar este documento com mais flexibilidade e empatia. Este foi o tema da sessão que fechou o Abroad Mice realizado na manhã de hoje (18).

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Fernando Bacalá, do Hilton São Paulo Morumbi, moderou o painel com Rodrigo Cezar, da Roche, e Siderley Santos, do Grupo Arbaitman
Fernando Bacalá, do Hilton São Paulo Morumbi, moderou o painel com Rodrigo Cezar, da Roche, e Siderley Santos, do Grupo Arbaitman
“Estamos entendendo que não podemos pegar um caminho de eficiência nos contratos, eles precisam buscar eficácia. É cada vez mais sobre descobrir o jeito certo de ser feito. Tínhamos um discurso, uma comunicação entre ambas as partes, mas na hora do contrato isso não se refletia. Com a pandemia, vivenciamos um momento interessante de flexibilização. Nos forçou a implementar, de fato, o que trazíamos no discurso. Claro que não precisava ser por meio de uma crise sanitária, mas tivemos uma evolução e nos ajudou a repensar o porquê de ter um contrato”, diz o gestor de Eventos e Viagens para Brasil e América Latina da Roche, Rodrigo Cezar, ex-presidente da Alagev.

A flexibilização desse documento está cada vez mais presente e com certeza continuará no momento de pós-pandemia. A cadeia inteira se sensibilizou e foi possível ver grandes relações de parceria entre os players, com cada um entendendo a situação atual do outro, seja em termos de crédito e de prorrogações ou de cancelamentos – que foram muitos.

“Ainda passamos por um momento delicado, mas temos de parabenizar tudo que foi feito dentro dos fornecedores. A cadeia como um todo se abraçou. Tanto clientes quanto intermediadores passam por essas questões e tudo isso começa com a RFE. Ela precisa ser bem planejada e trabalhada para que, dentro de uma RFP, possamos precificar de forma correta, amarrar tudo que tem dentro do contrato para prestar um bom serviço. É preciso trabalhar bastante o planejamento dos contratos”, afirma o vice-presidente do Grupo Arbaitman, Siderley Santos.

TRANSPARÊNCIA É A CHAVE
A palavra transparência passa a ser um elemento fundamental nas relações entre agências de viagens (TMCs) e clientes para que, em um contrato, possa ser buscado algo que realmente vá ajudar ambas as partes e que não seja somente um documento para uma garantia.

“Precisamos entender que temos cada vez mais um cenário incerto e que, se algumas questões de flexibilidade não estiverem consideradas, dificilmente vamos conseguir fazer negócios como fazíamos antes. Vamos ter de criar formatos menos duros para todos as pontas. Acho que será um ponto importante em decisões futuras, principalmente em grandes negociações, que envolvem grandes riscos”, pontua Cezar.

EM CONJUNTO
Um contrato serve não somente para todos os envolvidos terem o conhecimento e saberem as nuances do documento, mas também permite que alguns pontos, algumas cláusulas mais engessadas, sejam questionadas. Ter o conhecimento do contrato, de todo o processo, é fundamental para preservar a boa relação entre todos os players.

“A cadeia como um todo precisa de sustentabilidade. Precisamos nos alinhar, nos ajustarmos, ter essa relação de parceria, de prestação de serviço, de serviço de qualidade, de aumentar a responsabilidade de quem você contrata para uma boa entrega. Esse é o caminho”, finaliza Santos.
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