Case: como reduzir os custos de viagens de sua empresa
Gestora da L'oreal cita criação de departamento pessoal e sponsorship como ações eficientes durante Fórum da HRS
Reduzir custos de viagens (da sigla TCO, em inglês) é desafio para qualquer empresa. Em momentos de crise e cortes, então, torna-se ainda mais essencial. Para discutir esse tema, o primeiro Fórum de Viagens Corporativas da HRS, realizado hoje, em São Paulo, reuniu gestores de viagens para apresentar ideias e soluções.
A gestora de Viagens da L’oreal, Lais Brasil, tem adotado na empresa a mesma medida praticada na Schlumberger, do ramo de óleo e gás. Segundo ela, o primeiro passo é ter um sponsorship, ou apoio, seja de um presidente, vice-presidente ou diretor de finanças.
Mas de nada adianta esse "patrocínio" se investimentos não forem feitos. Lais destaca que se faz necessária a criação de um departamento de logística de pessoal. Por meio dele, há consultores analisando a linha do tempo cronológica da viagem, desde a saída de casa ao embarque e desembarque.
Após o monitoramento, é necessário integrar esses dados com o self-booking para localizar e apontar os gastos feitos nesse deslocamento. Depois disso, cada colaborador recebe um e-mail com relatório no qual informa as despesas envolvidas em sua viagem.
“Isso meio que criou um visual guilty porque eles pensam: ‘meu Deus, eu custo tudo isso’”, frisou ela. “O monitoramento também trouxe um efeito psicológico, porque ninguém quer ficar abaixo da média, ninguém quer fazer feio”, complementou Lais Brasil.
À parte da gestão interna, as empresas precisam investir em negociações efetivas com fornecedores. A gestora da L’oreal salienta a importância de negociar tarifas fixas com companhias aéreas e, com os hotéis, mapear as cidades principais e pontuar as regiões de hospedagem do funcionário.
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