Administração correta de perfis evita problemas; veja como fazer

Criar uma reserva de viagem corporativa, incluindo aéreo, aluguel de veículo, hospedagem etc. é uma tarefa simples para o viajante que conta com um sistema de reservas online – o OBT – ou com o auxílio de um consultor da agência de viagens. Por outro lado, há algumas informações necessárias, tanto obrigatórias quanto opcionais, para efetivação dessas reservas e que garantem o controle da corporação e bem-estar do funcionário.

Precisam ser fornecidos dados pessoais básicos, como nome, telefone para contato, número do documento de identificação, data de nascimento, passaporte e visto; informações do funcionário e da empresa e entre elas estão centro de custos, área, projeto, aprovador, cartão de crédito para garantia e pagamento de serviços; e as preferências pessoais do viajante, que incluem assento, restrição alimentar, programa de fidelidade, entre outros. Normalmente essas informações estão armazenadas em mais de um local (ERP da empresa, GDS, back office da agência) e precisam ser constantemente atualizados.
Essa gestão de perfis ou cadastros de viajantes se torna um tema bastante complicado quando pensamos em segurança da informação e compliance. A questão é ainda mais complexa quando a empresa tem presença global, conta com os serviços de mais de uma agência, tem grande movimentação de funcionários e prestadores de serviços (contratações, demissões, mudanças de áreas, projetos).

De acordo com o vice-presidente da Umbrella, especialista em administração de perfis de viagens, Helmut Pilz, os maiores desafios enfrentados pelas empresas europeias são a adequação às regulamentações de proteção de dados (General Data Protection Regulation – GDPR). “Em termos práticos, o GDPR determina que as empresas têm de compreender em quais sistemas estão os dados de seus funcionários para removê-las, quando solicitado, e saber qual a disponibilidade da informação correta e completa para a agência, o que somente é possível com um rigoroso sistema de gestão de perfis”, explica Pilz.

Neste contexto, as empresas devem centralizar o controle da informação e exigir altos padrões de qualidade dos sistemas e fornecedores contratados, usando ferramentas seguras para o tráfego de informação de pagamento (PCI DSS), servidor de dados confiável e processos em conformidade com padrões internacionais (ISO). Isso ajuda a evitar riscos de fraudes, perda de dados, falta de controle, inconsistências e duplicidades, além de facilitar a troca de ferramentas e provedores.

Para que a informação esteja cada vez mais atualizada é importante a colaboração dos próprios viajantes, e isso depende muito da iniciativa do gestor de viagens, que deve olhar para a implementação das políticas e considerar alterações, além de assegurar uma boa comunicação com os viajantes e demais envolvidos nos processos – o que envolve treinamento, pesquisa de satisfação e monitoramento de indicadores de desempenhos.

"Atualmente, considerando os diferentes tipos de viajantes, é importante que haja um plano de comunicação efetivo, que demonstre os benefícios à empresa e ao viajante quando o programa é seguido. O objetivo é ter o viajante e demais partes engajadas e satisfeitas”, explica a Academia de Viagens.