Veja quais são os benefícios da gestão integrada de reservas e despesas

Ter uma visão unificada dos gastos nas viagens corporativas (que incluem aéreo e hospedagem, seguro, locação de veículos, alimentação, transporte e taxas de serviço) facilita bastante o processo de reservas e prestação de contas, mas por que esse método ainda não é tão difundido nas empresas?

É fato que ainda há certa dificuldade e algumas barreiras para a adoção desse recurso, já que a implementação de soluções completas de viagens envolve a participação de várias áreas da empresa (TI, finanças, contabilidade, administração, facilities e RH) e é difícil manter uma comunicação fluída entre todos, garantindo o correto entendimento dos requerimentos de negócio e posterior especificação técnica e comunicação para todos os viajantes.

Isso sem contar que as atividades relacionadas a reservas e prestação de contas são administradas por áreas diferentes. O gestor de viagens, normalmente, trata do que está relacionado apenas a reservas, e algumas empresas usam o módulo de expenses do OBT para prestação de contas, porém as áreas de finanças e contabilidade precisam dessa informação disponível no ERP para controle e processamento de adiantamentos e reembolsos. Se não há uma integração automática do OBT com o ERP, tais inclusões são feitas manualmente, pelo viajante ou pela equipe de finanças.

Mas é possível mudar esse cenário por meio de uma gestão integrada das despesas, afinal, ela pode trazer benefícios como a obtenção de relatórios mais completos para análise e tomada de decisões, dando uma maior visibilidade dos gastos por viagem, viajante e tipo de despesa, sem contar as conciliações de faturas (TMC, cartão de crédito etc) com as solicitações de viagens, o que evita erros ou pagamentos duplicados.

Considerando-se que os gastos com viagens estão entre os três maiores nas grandes empresas, é preciso que elas comecem a pensar em novas alternativas para lidar com suas despesas de forma integrada, o que pode evitar perdas e gastos além do necessário.