As áreas de gestão de viagens e de eventos dentro de uma empresa deveriam se tornar uma só? Quais as diferenças e semelhanças? Quanto se gasta com cada uma delas? Esses assuntos, muito em alta no mercado, foram debatidos durante um painel na GBTA Europe Conference, no final de novembro.

Segundo um dos participantes, o diretor de Aquisições e Viagens da Parexel, Benjamin Park, os setores de compras e viagens poderiam ter um importante papel na gestão de eventos, pois o princípio básico de agregar valor para alcançar objetivos é o mesmo em ambos os departamentos.

Um fato observado é o das empresas prestarem muita atenção aos gastos referentes aos eventos externos, quando, na realidade, são os internos que tomam grande parte do orçamento, sendo assim, o alvo para a redução de custos.

Mas se uma companhia ainda não conseguiu gerenciar os gastos de seus eventos e reuniões, por onde devem começar? O primeiro passo é encontrar uma maneira de coletar dados. “Escolha um programa ou sistema de reservas que reúna informações para que seja possível descobrir quem está gastando e no que. Ter essas informações também ajudará a mostrar o valor do que está sendo feito a alguém que resiste a mudanças na política”, explicou o responsável pelas viagens e eventos da Takeda Pharmaceuticals, Tom Wells.

“Unir reuniões e eventos com viagens lhe dá muito mais alavancagem ao tratar com fornecedores, especialmente porque muitos fatores se cruzam na relação com os hotéis”, afirmou a presidente da Bondurant Consulting, Betsy Bondurant.

No entanto, combinar ambos os departamentos pode levar um bom tempo. “É preciso ter dedicação para construir uma política abrangente, mas vale a pena o esforço. Combinando os fornecedores, é possível ter mais conhecimento e entender as diferenças entre as viagens a negócios e as relacionadas aos eventos”, exemplificou Wells.

Para os especialistas, o quanto antes as corporações conseguirem engajar seus viajantes, melhor conseguem influenciar seu comportamento. É importante também questionar o porquê da existência dos encontros cara a cara para que decisões inteligentes sejam tomadas, como por exemplo se ele pode ser conduzido virtualmente para que haja economia. Com ele bem informado, a empresa pode ajudar a escolher onde realizá-lo, quando e como.

*Fonte: Buying Business Travel

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