Fique por dentro da nova geração de gerenciadores de despesas
Os sistemas de gerenciamento de despesas de viagens corporativos estão cada vez mais completos e tecnológicos. Apesar de um mercado já consolidado, muitas marcas ainda estão surgindo.
O ano de 2016 foi o período em que os players de gerenciamento de despesas foram mais agressivos, inteligentes e estratégicos. De acordo com o site Business Travel News, mesmo com um mercado bastante consolidado, novas marcas estão surgindo, repletas de tecnologias intuitivas e interfaces personalizadas de acordo com o perfil do consumidor.
A evolução do envio de relatórios de despesas de uma viagem em tempo real, auxiliado por uma captura de dados por reconhecimento óptico, também foi destaque no ano passado. Com essas tecnologias, os funcionários têm menos trabalho manual e os reembolsos relativos às viagens são entregues mais rapidamente. Porém, toda essa automação requer paciência do cliente corporativo, e a proficiência do produto varia de acordo com o provedor.
O Abacus começou o processo de eliminar seu relatório de despesas em 2013, classificando cada encargo como uma transação individual. Seu sistema preenche detalhes de despesas de um recibo utilizando OCR, geolocalização e machine learning, categoriza o gasto e emparelha-o com a cobrança no cartão corporativo.
Paralelamente, a Certify lançou o Report Executive, que apresenta automaticamente as despesas completas e compatíveis de acordo com um cronograma definido.
Reprodução/Abacus
O gerenciador de despesas do Abacus
Já a Expensify popularizou o termo Realtime Expense Reporting depois de introduzir capacidades similares em 2015. Quanto mais recibos e dados forem registrados, mais as ferramentas aprenderão a classificá-los da melhor maneira possível.
Alguns mecanismos são capazes de analisar despesas fora da política da empresa e a inteligência artificial é uma grande aliada nesta questão – ela consegue identificar até mesmo gastos incomuns dos viajantes, da job description ou do tipo de viagem. Certify e Expensify, por exemplo, permitem que as companhias façam upload de suas políticas de viagem e estabeleçam exceções para determinados funcionários ou situações. O sistema aponta também despesas duplicadas e que não correspondem às regras.
Além disso, a inteligência artificial possibilita a checagem de cada transição, fazendo comparação com o histórico individual ou de outros funcionários. Ela também permite a junção de operações divididas por colaborador, data, tipo, valor ou outras características necessárias para a procura de padrões irregulares ou suspeitos.
Segundo o Oversight Systems, auditor de despesas de clientes de viagens corporativas, eliminar a aprovação dos gerentes no processo facilita a identificação de gastos irregulares. Para eles, os gestores estão mais preocupados em aprovar relatórios rapidamente do que examinar as submissões em busca de erros óbvios. Um travel manager típico, por exemplo, não verificaria relatórios de gastos antigos para identificar padrões de comportamento.
A empresa de auditoria atua acessando os dados de despesas de seus clientes via provedores, como Concur, Oracle e SAP, e combina machine learning com ferramentas analíticas para determinar se um funcionário registrou a mesma refeição duas vezes ou se dois colaboradores submeteram o mesmo jantar, por exemplo. Também detecta os encargos fora das políticas, baseados em palavras-chaves e comportamentos suspeitos. De acordo com a companhia, seus clientes reduziram pela metade o tempo e esforço necessários para revisar, auditar e resolver despesas.
Tirar fotos de recibos e notas fiscais já é uma realidade, tornando o gerenciamento de uma viagem corporativa muito mais fácil. Acompanhar o trajeto do viajante e saber quando ele está em perigo também. Com tudo isso, é difícil não criar altas expectativas para o que será inventando nos próximos anos.
