Uma das mais importantes empresas de informática do mundo, a IBM é conhecida no mundo todo por seus serviços de otimização e consultoria em áreas que vão desde computadores de grande porte até nanotecnologia.

Uma de suas especialidades é cortar gastos a partir de soluções em tecnologia e a empresa dá o exemplo também nas viagens corporativas. Em um modelo de gestão raro no Brasil, a IBM consegue controlar os gastos em viagens de seus milhares de funcionários dando permissão ao uso do cartão corporativo... a cada um deles.

"A gente tem uma política extremamente mandatória. O viajante é obrigado a seguir a política e a gente consegue fazer a gestão de eventuais desvios dela. Se ele não optar pela menor tarifa ou não escolher um hotel preferencial será possível saber pelo tracking (rastreamento)", conta o agente de viagens da empresa no Brasil, Marcel Frigeira, que também é professor da Academia de Viagens Corporativas.

Ao entrar na empresa, o funcionário recebe um cartão e pode tirar suas dúvidas em um livro azul apelidado de Blue Book, dada a cor do logo, onde está o compliance da empresa. "A gente faz uma gestão estratégica. Não é necessário perder tempo com fatura do cartão. Cada um resolve sua viagem sozinho, reservando e pagando pessoalmente. Mesmo o adiantamento é ele quem gerencia, sacando aqui ou no Exterior."

O travel manager lembra que ocasionalmente um funcionário recém-ingressado na empresa é submetido à pergunta: "Quem é o responsável pelo cartão?". "Alguns erram falando que é a empresa. Mas não, ele é que é, e essa seria a resposta correta."

Com cerca de 22 mil funcionários no Brasil, a IBM naturalmente tem os viajantes heavy user, como é o caso de equipes de Vendas ou time técnico que precisa consertar máquinas pelo País, mas sua maioria é de viajantes esporádicos, explica Frigeira. "É possível negociar uma isenção com a empresa de cartões, mas isso deve variar de acordo com o quanto a empresa vai gastar. É para todas as passagens e hospedagens ou só para gastos eventuais? Dependendo do seu tamanho e seu volume de gastos, a empresa pode conseguir alguma vantagem na implementação", observa o especialista.

Arquivo pessoal

CULTURA DA CONFIANÇA
Sobre o diferencial da gestão de viagens da IBM, o agente comenta que a desconfiança na capacidade de controle de gasto do colaborador não tem fundamento. "Não faz muito sentido dar uma função a uma pessoa, deixar que ela tenha contato com informações da empresa, mas não confiar que ele tenha capacidade de gerenciar gastos em um cartão. Dos 'perigos' esse é o menor, mas no Brasil ainda se ouve muito falar nisso. O nosso diferencial, então, é uma prática ainda incomum no mercado, infelizmente. Por isso, discute-se muito no C30 o pagamento com cartão virtual (cartão numérico usado no corporativo) para uma área." C30 é o comitê de gestores de viagem da Alagev.

O especialista comenta que enquanto uma minoria de agências consegue trabalhar com pagamentos no cartão de crédito, uma maioria cede ao prazo com faturamento, o que desacelera a profissionalização. "As agências são vítimas, na verdade. O cliente vem a elas, não tem uma forma de pagamento como cartão, e acaba demandando delas um faturamento. O cliente negocia o prazo de faturamento e isso pode atrapalhar muito o caixa da empresa."