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Na última semana, a VOLL, maior agência digital de viagens corporativas da América Latina, abriu a temporada 2026 do programa de masterclasses Primeira Classe, falando sobre política de viagens. Cerca de 80 gestores de viagens corporativas estiveram presentes no hotel Wyndham, em São Paulo (SP), para participarem da aula prática com Luiz Moura, cofundador e Diretor de Negócios da VOLL; Luis Fernando, gerente comercial da VOLL; e Vânia Sales Marques, compradora do Grupo SOMA, um dos maiores conglomerados de moda e varejo do Brasil detentor de marcas renomadas como Animale, FARM, Hering e Cris Barros.

Ao serem questionados sobre há quanto tempo não atualizavam a política de viagens de suas empresas, a maior parte dos gestores presentes afirmou que a última revisão aconteceu entre 3 e 12 meses. “Uma política clara e específica é o que protege as pessoas e limita a exposição da empresa em um mundo mais volátil”, afirma Moura.

Segundo dados da pesquisa The State of Corporate Travel Policies: U.S. and Canada 2025, produzida pelo GBTA, 32% das empresas tornaram sua política mais rígida nos últimos 3 anos, sendo que apenas 5% tornaram sua política mais flexível no mesmo período.

O estudo ainda revela que a principal razão para o não cumprimento das políticas de viagens é o desconhecimento: 38% dos viajantes afirmam que não leram ou não conhecem a política da empresa.

Por que políticas de viagens ainda falham?

O relatório do GBTA também aponta que a extensão das políticas pode ser um fator que dificulta a adesão. Atualmente, 24% têm mais de 24 páginas, enquanto 51% ultrapassam 10 páginas, o que torna o conteúdo menos acessível para os viajantes. Outro dado curioso é que a atenção média de um adulto numa tela hoje é de 47 segundos.

Para Moura, rigidez não é sinônimo de controle. Quando os dois conceitos se confundem, o resultado são políticas que engessam processos em vez de orientar decisões, afastando o viajante do canal correto em vez de conduzi-lo. Por isso, a política de viagens não deve ser vista como um PDF guardado na gaveta, mas como um documento vivo, que precisa ser revisitado e ajustado de acordo com o contexto macroeconômico e as necessidades da empresa.

“A política de viagens precisa ser um diálogo, não um monólogo. É fundamental haver troca e engajamento. O grande desafio está na forma de comunicar essas diretrizes e garantir que elas sejam realmente seguidas. Os gestores de viagens precisam atuar como influenciadores dessa agenda, compartilhando dicas, explorando diferentes formatos de comunicação e até utilizando inteligência artificial para ampliar o alcance, como por exemplo com vídeos curtos e conteúdos mais dinâmicos”, destaca o cofundador.

Como a VOLL simplifica a política de viagens

Luis Fernando, gerente comercial da VOLL, demonstrou na prática como a tecnologia da TMC pode simplificar a gestão da política de viagens. A plataforma permite parametrizar regras de acordo com as necessidades de cada empresa, como antecedência mínima para reservas de hotel, valores máximos para passagens aéreas, tipos de classe e políticas específicas por grupos de colaboradores. Tudo pode ser configurado em poucos cliques e acompanhado em tempo real, oferecendo mais controle e visibilidade para o gestor diretamente na palma da mão.

Como o Grupo SOMA otimizou sua gestão

Vânia Sales Marques, compradora do Grupo SOMA, compartilhou na prática os ganhos de eficiência que os dashboards da VOLL trouxeram para sua rotina. Segundo ela, com o fornecedor anterior era necessário aguardar até 24 horas para receber um relatório solicitado pela liderança. Hoje, em poucos segundos, ela consegue acessar os dados das viagens diretamente na plataforma, visualizar o nível de aderência à política e identificar os viajantes mais frequentes. Essas informações também ajudam na negociação de melhores condições com parceiros, como companhias aéreas.

“É muita tecnologia, mas também há o atendimento humano quando precisamos. Com o aumento das viagens internacionais, especialmente com a operação na China, contar com consultores experientes faz diferença, principalmente em rotas mais complexas. E é muito bom poder acessar os dashboards sempre atualizados, filtrando os dados conforme a necessidade e tendo uma visão clara para tomar decisões mais assertivas”, disse Vânia durante a Primeira Classe.

Com temas inovadores e um olhar 360º sobre o que há de mais atual no setor, Primeira Classe é uma iniciativa da VOLL, criada em parceria com a Associação Latino-Americana de Gestão de Eventos e Viagens Corporativas (Alagev)

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