Ferramentas de gestão de despesas ajudam a viajar com transparência

A gestão de despesas de uma viagem corporativa costuma ser um processo um tanto quanto burocrático e de diferentes etapas. De um lado, o colaborador que viaja precisa prestar contas de todos os gastos a trabalho feitos na viagem; do outro, a empresa tem como missão acompanhar e gerir todos esses gastos. Mas, o que antigamente era feito de maneira manual, hoje tem disponíveis ferramentas automatizadas e inteligentes que aceleram este trabalho e, mais ainda, trazem transparência.

“Este é um balanço bem difícil de se fazer. Mas o nosso objetivo é dar autonomia, mantendo o controle. E é justamente por meio da transparência que isso é possível. Quando se tem um processo transparente, a companhia tem acesso ao máximo possível de informações e isso faz com que ela tenha uma segurança muito maior de dar, novamente, autonomia aos seus colaboradores. O procedimento de reembolso costuma ser algo penoso, mas, quando se tem um processo claro de gastos e despesas, faz sentido”, explica o country manager para Brasil da Clara, Layon Costa.

Do mesmo modo que um viajante quer ter facilidade ao gerir suas despesas e detalhes referentes às suas viagens de lazer, agora, com tantas tecnologias disponíveis, ele espera o mesmo para seus deslocamentos a trabalho. Assim como as fintechs de bancos, que permitem realizar transações nos dispositivos móveis na palma da mão: o mesmo vale para o momento que o viajante corporativo registrará suas despesas na jornada a trabalho.

“Na Clara, o viajante é seu próprio gerente, podendo fazer toda essa parte de gerenciar como quiser. Ele pode ter cartão físico, digital, assim que faz uma compra, recebe uma notificação e já consegue visualizar os dados, quando foi feita, o valor, tornando o processo de reembolso, na volta, mais tranquilo. Dá esse sentimento de controle e um acesso instantâneo a tudo que acontece, em tempo real”, completa Costa.

QUANTOS CARTÕES FOREM NECESSÁRIOS

O country manager reforça que a Clara permite a emissão de quantos cartões forem necessários para as empresas. Com um limite de crédito oferecido para cada empresa após análise de balanço financeiro, é a própria companhia que escolhe quantos cartões – físicos ou virtuais – precisará e qual o limite de cada um deles.

Além disso, é possível determinar para qual finalidade será usado cada cartão: somente para viagens? Compras de escritório? Almoços com clientes? Isso ajuda na transparência e acompanhamento de cada gasto.

“Um dos principais benefícios é justamente controlar e acompanhar todos os números, custos e despesas em um dashboard. É lá também que o gestor de viagens ou o responsável pela gestão consegue emitir os cartões que precisa, impor os limites e também bloquear um cartão caso o funcionário seja desligado, por exemplo”, explica Layon Costa.

Pelo lado do cliente, como a Stabia, não depender de call center e ter autonomia para realizar ajustes de limite é um dos diferenciais. “Temos o limite global da empresa, mas posso ajustar para cadafuncionário ou situações específicas. Também podemos pedir quantos cartões físicos quisermos e, para quem achar mais interessante, até mesmo o black”, exemplifica o CEO da TMC, Fabio Antununcio.

UTILIZANDO OS RELATÓRIOS

Na plataforma da Clara, é possível também extrair relatórios – em CSV e Excel – que trazem todas as informações sobre os gastos, sejam eles em passagens, hotéis, despesas extras, pacotes... todas as linhas possíveis de custos dentro de uma agência, e também de forma agrupada, constam nos relatórios.

“Todo tipo de geração de dado no dashboard é on-line e em tempo real. Além disso, os relatórios ajudam o gestor e a empresa a entender quanto gasta com cada cliente, por exemplo, qual despesa está saindo mais cara, entre outros detalhes”, diz o gerente de Relacionamento da Clara, João Cláudio Ribeiro.

Na Stabia, Fabio Antununcio conta que, por meio dos relatórios, a TMC puxa os gastos por categoria para ver quais as principais despesas e entender quanto está gastando de brinde, quanto os clientes estão pagando e se essa relação está valendo a pena.

“Dentro da plataforma há o dashboard e nele acompanhamos quais são as principais categorias e gastos, histórico de despesas... vamos supor que entre todo dia 10 e 15 do mês meus vendedores compram brindes, então, sei que naquele período é um dos meus picos de gastos. Por meio desses relatórios conseguimos fazer toda essa análise”, pontua Antununcio.

ATENDIMENTO E CONSULTORIA

Outro ponto que acaba sendo um diferencial da Clara é a questão do atendimento mais personalizado. Por meio de um relacionamento com a equipe de crédito, o cliente consegue ter uma consultoria sobre seus gastos, serviços e necessidades.

“Este é um dos nossos diferenciais, ter essa consultoria no atendimento, com um account manager acompanhado os limites de cada cliente, o comportamento de gasto para, de forma proativa, oferecer um aumento do limite, se for o caso. Sempre que necessário, entramos em contato, fazemos uma reanálise, avaliamos a possibilidade de alterar o que for preciso”, finaliza o gerente de Relacionamento.

REVISTA PANROTAS

Esta matéria é parte integrante da Revista PANROTAS, de número 1.532, que circula nesta semana. Confira a edição digital completa logo abaixo.