CWT aborda gerenciamento de reuniões em estudo

Estudo realizado em uma parceria entre a Carlson Wagonlit Travel (CWT), especializada em gerenciar viagens corporativas, reuniões e eventos, e o Grupo BTN, mostra como o gerenciamento estratégico de reuniões (SMM) tem afetado projetos em uma esfera global.

Intitulada de “Gerenciamento estratégico de reuniões levando ao sucesso”, a pesquisa qualitativa e quantitativa foi feita com clientes que utilizam o auxílio estratégico no cotidiano de suas empresas. Foram entrevistados mais de 20 especialistas de corporações, companhias de gerenciamento de viagens, fornecedores de soluções e tecnologia, fornecedores para o setor de viagem, imprensa especializada e firmas de consultoria.

Apesar de ser um mercado que envolve anualmente, em todo o mundo, gastos na casa dos US$ 425 bilhões, o estudo mostra que 73% das companhias ouvidas atualmente não possuem programas de gerenciamento estratégico de reuniões – destes, 54% nunca tentaram implementar o serviço.

O corte de custos, um dos principais motivos que fazem empresas a adotarem o SMM realmente se confirma. Segundo o estudo a redução de gastos pode variar entre 5% e 25%. Mais da metade dos entrevistados, no entanto, disseram ter se mantido em 10% de economia – outros 17% reduziram em mais de 15%. As variações na porcentagem acontecem, segundo a CWT, dada a complexidade do programa.

Para a diretora sênior de SMM da Carlson Wagonlit Travel, Kari Wendel, o estudo foi importante para mostrar que “todos os responsáveis por um programa de gerenciamento estratégico de reuniões consideram seu respectivo programa bem sucedido”. Além disso, a diretora aconselha: “se você estiver começando, mantenha o programa simples e focado na estratégia – a implementação tática acontecerá rapidamente. No início, não seja muito ambicioso, demonstre o valor e depois cresça”, afirma, sem deixar de comentar que “o principal é identificar os envolvidos logo no início e obter a adesão deles”.

Segundo as empresas realizadores do estudo, os benefícios de um programa de gerenciamento estratégico de reuniões podem ser percebidos por empresas que gastam a partir de US$ 1 milhão em reuniões anualmente. A vice-presidente de eventos da CWT, Cindy Fisher, afirma que “ao analisarmos o futuro, percebemos que haverá integração de programas de SMM com os de marketing e eventos. A contínua consolidação da indústria também causará impacto”. Para a VP, “devido aos grupos maiores de hotéis, será mais difícil para as empresas – sem uma abordagem estratégica – negociarem tarifas vantajosas ou até mesmo assegurarem espaços. Desta forma, fica bastante claro que um programa de SMM rapidamente se torna uma necessidade”.