DENVER (ESTADOS UNIDOS) - Meghan Hartsell é gestora de viagens da William Blair, uma companhia de investimentos que investe cerca de US$ 11 milhões ao ano com seus cerca de 500 viajantes corporativos.

Quando convidada para discursar na GBTA Convention em um painel sobre como se manter relevante e provar valor para a empresa em um cenário de mudanças, a jovem executiva mostrou que não ter medo das novas tecnologias faz toda a diferença no dia a dia. “Temos de entender as economias compartilhadas e quais os riscos que elas podem trazer ao viajante”, explicou. Fazer a diferença, no caso da William Blair, é mostrar aos profissionais exatamente o que pode acontecer quando se utiliza determinado fornecedor.

“Fomos atrás do Uber e do Lyft para entender melhor suas particularidades. Durante as reuniões, perguntamos sobre apólices de seguro, como funciona o atendimento a empresas e em quais regiões há mais motoristas em atividade. O resultado foi muito bom e hoje temos esses apps como verdadeiras alternativas aos táxis. Deixou de ser um serviço desconhecido para se tornar uma opção - e que os viajantes, aliás, utilizam muito. O mesmo processo ocorreu com o Airbnb”, argumentou ela, explicando que a entrada da economia compartilhada incentivou o setor de viagens da empresa a criar uma cartilha de segurança específica para o segmento. Algumas situações descritas foram extraídas de reviews de usuários e de conversas com as próprias empresas.

Atuando no mesmo segmento, a head global de Estratégia e Pesquisa da Workday, Kim McGlinn, completa a análise.
“Mostrar valor à empresa é estar atento ao que está acontecendo com o mundo e propor alternativas interessantes. Em uma companhia com muitos viajantes, é preciso estar sempre um passo à frente. Não basta ter apenas os fornecedores certos, é preciso saber utilizá-los da melhor maneira, nas situações certas. Não forçar escolhas também é importante no mundo atual. O viajante tem de se sentir livre para realizar mudanças, e isso pode revelar muitas coisas para o gestor.”

VIAGENS DE RISCO
O caso da Intellectual Ventures é um pouco mais complicado, isso porque a companhia atua com cientistas e inventores para o desenvolvimento de uma série de soluções em várias partes do globo. A situação da África, por exemplo, com problemas em praticamente todas as esferas, motiva os executivos da empresa a visitarem o continente para a realização de pesquisas e implementação de ideias. Essas e outras particularidades transformam o trabalho de LaRai Wichelmann em uma atividade igualmente delicada. Como gestora, a preocupação com a segurança vem sempre em primeiro lugar.

“Pensamos em algumas soluções para os nossos viajantes. A primeira delas foi criar um checklist preliminar bastante minucioso, com considerações que julgamos essenciais para que o viajante corporativo faça boas escolhas. Outra ação foi a criação de um blog que reúne artigos, pesquisas e matérias sobre o universo de viagens. Quanto mais o viajante se informar sobre a indústria, mais consciência ele terá de suas escolhas. Por último, elaboramos um evento interno para reunir todos os nossos fornecedores, de companhias aéreas a hotéis. A ideia é que eles possam interagir com os viajantes e conversar sobre os serviços, melhores práticas. É uma troca de experiência muito interessante”, revelou.

Os relatos das profissionais foram capazes também de criar uma lista com dicas rápidas para que você, gestor, possa aplicar na empresa e melhorar o desempenho da área.

1 - Crie mecanismos de consulta sobre o histórico de gastos da empresa e do viajante

2 - Tenha sempre um backup de dados guardado fora dos servidores. É uma questão de segurança

3 - Realize projeções baseadas nas escolhas da empresa

4 - Elabore um ranking com os fornecedores mais utilizados pela companhia

5 - Faça sugestões de ações que podem gerar economia para a empresa sem prejudicar a qualidade da viagem

6 - Não feche os olhos para os novos hábitos dos seus viajantes. Eles são a sua principal fonte de informação

7 - Reveja os contratos com fornecedores periodicamente. O mundo está mudando muito rápido

8 - Esteja sempre em busca de melhores oportunidades para a empresa

9 - Crie pesquisas pós-viagem para ter um feedback real do viajante

10 - Se a sua empresa trabalha com uma TMC, encontre formas de manter um relacionamento mais qualitativo, com trocas de experiências e busca por soluções

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