As viagens corporativas têm um peso muito forte no turismo nacional, movimentando bilhões de reais ao ano. Entre as grandes empresas, é o setor que gera custos materialmente relevantes para o resultado final. Seja para objetivos diversos, como levar o funcionário para participar de reuniões, fechar negócios ou visitar feiras, esse é um setor de extrema importância para as companhias que desejam expandir negócios.

Mas fazer acontecer uma viagem corporativa não é uma tarefa simples como deveria ser. Desde a organização, por parte dos gestores de viagens, à sua realização, que fica a cargo dos viajantes, há muitos detalhes a se atentar para que tudo saia conforme o planejado. Não é segredo que os gestores de viagens são uma peça fundamental nesse processo - e eles fazem muito pelos viajantes.

“São eles que se preocupam com o bem-estar e a segurança, aperfeiçoam os processos internos (criando ações padronizadas para terem maior controle, visibilidade e transparência), revisam e ajustam as políticas de viagem tentando unir a economia de custos e a satisfação dos viajantes, procuram comunicar as regras de forma clara, mantendo a equipe toda informada. Além disso, cada vez mais participam ativamente de eventos da indústria para adquirir conhecimento, e conversam com outros gestores para trocarem experiências e melhores práticas”, explica o diretor comercial para a América Latina da HRS, Eduardo Murad.

E assim como os gestores fazem a sua parte, os viajantes também precisam dar sua contribuição para que uma viagem a negócios seja bem-sucedida do início ao fim. Mas não só isso: essa contribuição ajuda para que o processo tenha o mesmo sucesso em outras oportunidades. E para ajudar nisso, o diretor da HRS explica como reduzir o gap entre o que é comunicado, combinado e realizado.

O primeiro ponto que ele cita é que os viajantes devem entender as políticas de viagens de sua empresa, uma vez que elas foram desenvolvidas para eles. Viajar a trabalho é um negócio sério e é uma necessidade real para empresas que visam novos mercados. Por isso, se bem implementadas, as políticas de viagens ajudam na redução de custos, na aquisição adequada de serviços e na disposição dos recursos da empresa. “Saiba onde buscar essas informações e as deixe em um local de fácil acesso para consultar sempre que precisar”, orienta o executivo.

Depois de entender as políticas, o viajante deve cumprir as regras. Sobre isso, Murad esclarece que, por mais simples que o processo de viagem possa parecer, ele envolve diversas instâncias dentro da empresa. “Qualquer item fora do previsto poderá acarretar em um gasto maior de tempo, recursos e para os colegas”, avisa.

Fazer uso da tecnologia para facilitar os processos também é uma orientação do executivo. “Sites e aplicativos foram feitos para ajudar o dia a dia. Uma vez que se aprende a usá-los, os benefícios aparecerão em todas as outras vezes”, pontua.

Outra dica é fazer reservas de hotéis no canal preferencial para ajudar no duty of care, que é a parte do trabalho que trata da preocupação e da responsabilidade da empresa com os funcionários em caso de viagens corporativas. “Assim, o gestor de viagens tem a visibilidade de onde estão todos os colaboradores no momento que precisar, ficando mais fácil dar o suporte durante a viagem, além de auxiliar na negociação das tarifas corporativas da sua empresa para o ano seguinte”, explica.

O diretor também destaca a estratégia de “gamificação”, que consiste em usar dinâmicas de jogos para engajar pessoas, resolver problemas e melhorar o aprendizado. E para o viajante, sua dica é clara: “quanto mais dentro das regras estiver, mais os benefícios aparecerão”.

Participar de treinamentos, estar a par das informações enviadas pela equipe de gestão de viagens, dar feedback construtivo das viagens e responder os questionários de satisfação dos hotéis são as últimas orientações do diretor. “Se seguir assim, os viajantes conseguem ajudar e muito a vida dos gestores de viagens”, afirma.