Veja 5 práticas para tornar a rotina de viagens corporativas mais equilibrada

PANROTAS / Beatrice Teizen

Enquanto o setor de viagens corporativas se fortalece e projeta um faturamento de R$ 9 bilhões para o segundo semestre de 2025, de acordo com estimativa da Abracorp, o Dia do Viajante, comemorado em 25 de julho, chama atenção para um ponto muitas vezes negligenciado nas operações empresariais, a estrutura que sustenta a rotina de quem está constantemente em trânsito a trabalho.

Segundo Pedro Góes, CEO da Paytrack, o avanço do setor exige outro patamar de gestão. “O crescimento do volume de viagens é positivo, mas só se traduz em resultado real quando a empresa tem visibilidade, controle e agilidade para apoiar o colaborador na ponta. Caso contrário, aumenta o risco de retrabalho, custos extras e perda de produtividade”, analisa.

Com base na experiência ao lado de grandes empresas, Pedro listou cinco práticas que podem ajudar a tornar a rotina de viagens corporativas mais equilibrada.

Centralize as reservas em canais oficiais da empresa

Por mais acessíveis que sejam as plataformas abertas de reserva, usar canais não autorizados continua sendo uma das principais causas de ruído operacional. Além de dificultar o suporte em imprevistos, a prática compromete a rastreabilidade dos dados e enfraquece o controle orçamentário. Empresas com plataformas centralizadas conseguem não só acompanhar os custos em tempo real, mas também agir rapidamente diante de alterações de agenda.

Revise a política de viagens antes de embarcar

Gastos fora da política interna seguem entre os maiores motivos de estresse entre viajantes e áreas financeiras. Antes da viagem, vale revisar o que é reembolsável, os limites previstos e as exigências de documentação. Políticas mal comunicadas, ou pouco acessíveis, aumentam a chance de erro e podem travar o processo de prestação de contas no retorno.

Digitalize os comprovantes ao longo da viagem

Deixar para organizar as notas fiscais ao fim da viagem é um hábito que pode gerar perda de documentos e retrabalho. O ideal é lançar as despesas no app da empresa assim que forem feitas, garantindo agilidade no reembolso e menor acúmulo de tarefas após o retorno. Empresas que digitalizam e automatizam esse processo têm ganhos claros de produtividade.

Planeje os deslocamentos locais com antecedência

Boa parte dos custos extras em viagens corporativas vem de falhas logísticas, hospedagem longe dos compromissos, transporte de última hora, tempo ocioso entre reuniões. Sempre que possível, alinhe a agenda com o time de gestão para otimizar deslocamentos urbanos e evitar decisões de última hora que impactem o orçamento.

Use os canais certos para resolver imprevistos

Troca de voo, overbooking ou erro em reserva são situações comuns, e quanto mais organizada a empresa, mais fácil é resolvê-las. Utilizar os canais oficiais da operação garante suporte mais rápido e reduz o risco do colaborador arcar com custos não autorizados. Além disso, centralizar os chamados gera histórico e aprendizado para futuras viagens.

Para Góes, a maturidade da gestão está em equilibrar experiência do viajante com previsibilidade e governança. “Oferecer boas condições ao colaborador em trânsito não é sobre luxo ou comodidade, mas sobre eficiência. Um processo bem estruturado evita retrabalho, protege o orçamento e melhora a experiência de quem está na linha de frente representando a empresa”, finaliza.