Nove dicas para melhorar a eficiência dos eventos

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Se depender de eventos, conferências e congressos, o segmento de Mice tem potencial de crescimento em 2017 tanto no Brasil quanto em outros mercados. Previsões de instituições nacionais e internacionais mostram que oportunidades aparecerão, e que o gestor de eventos mais atento às tendências de tecnologia, variação de custo dos alimentos e preferências dos participantes terá mais chances de diminuir o custo por participante e ainda potencializar o retorno sobre investimento.

David Amsler/Flickr

No Brasil, na visão dos promotores de eventos consultados pela Amcham nesta semana, quatro setores da economia devem liderar a retomada de investimentos em 2017, com ações em encontros, reuniões e fóruns. São eles: saúde e indústrias farmacêuticas, comunicação e marketing, varejo e tecnologia. Do lado dos hotéis, oportunidades de negócios aparecerão com tarifas sujeitas à variações influenciadas pela capacidade aumentada com a Copa do Mundo e Jogos Olímpicos, conforme sugere o último relatório sobre eventos da Carlson Wagonlit Travel Meetings & Events.

A seguir, confira nove recomendações para melhorar a eficiência de eventos diante do que o mercado de Mice aguarda para 2017:

ESTRATÉGIAS A PEQUENAS REUNIÕES

Darren Johnson iDJ/Flickr

Reuniões menores são a categoria que mais tem gastos não gerenciados na maioria das organizações consultadas pela CWT Meetings & Events. Em termos de volume, elas podem chegar a 70-80% de todos os encontros de uma empresa.

Traçar estratégias para eventos menores, como reuniões de um grupo maior da empresa, é fundamental. Estes encontros também dão oportunidades de compras com ganho de escala e agregam valor ao evento quando trazem tecnologias móveis, como apps, wifi ou feedback em tempo real.

CRIE EVENTOS RELEVANTES

Emerson Souza

A sugestão da CWT para um evento que envolva o participante é trabalhar temas que engajam pessoas, como caridade, aprendizado, saúde e bem-estar, auto-confiança e trabalho em grupo e sustentabilidade. "Considere uma iniciativa de responsabilidade social corporativa como montagem de bicicletas a crianças carentes ou visitar uma instituição de caridade e equipes de voluntários de uma instituição específica para participação de um projeto local ou mesmo global."

Lembre-se: o tamanho do evento é que dita o grau de criatividade a ser implementado.

USE TECNOLOGIA
Gestores de eventos precisam se assegurar de que o encontro terá a melhor tecnologia para seu tamanho. É preciso obter dados, e por isso há necessidade da chamada business intelligence. Conforme o programa amadurece, é preciso revisar o conjunto de tecnologias adotadas, já que estas alimentam a transparência de dados relevantes aos relatórios de auditoria.

ENGAJE QUEM PROMOVE O EVENTO
Engajar as partes que trabalham na promoção do evento é um dos pontos mais críticos de uma estratégia. Tenha certeza de que seu programa proposto alivia o máximo possível eventuais "dores" do pagante do evento. Aliás, assista-o de perto e o engaje para que a chance de uma parceria de longo prazo aumente.

PENSE GRANDE, COMECE PEQUENO
Krissie Camealy/Flickr

Não tente fazer tudo de uma vez. Comece pequeno, mostre valor e então cresça. Muitas empresas optam por começar grande acabam impactando a área de compras. "Determine o que quer alcançar antes de começar, monte um guia com o caminho para tal objetivo."

ORGANIZE UM COMITÊ

Envolva "participantes internos" e mantenha contato constante com fornecedores e parceiros externos. A criação de um comitê interno com representantes de todas as áreas envolvidas na promoção do evento facilita a troca de informação e resolução de eventuais problemas ou imprevistos.

TERCEIRIZAÇÃO
Considere a terceirização de certos serviços previstos no programa do evento. Isso pode acelerar o desenvolvimento do projeto com a adição de expertise externa, especialmente na hora da seleção de espaços.

NÃO SE INTIMIDE
zakki-style/Flickr

Não se intimide com a concepção da universalização. Programas a eventos não são obrigados a ter uma mesma maturidade ou apresentarem equidades nos valor em todas as regiões que possam ocorrer.

DÊ REAL IMPORTÂNCIA AOS PARCEIROS
Organizações economizam quando negociam tarifas com fornecedores, mas há o ganho posterior pode ser maior quando o programa inclui um relacionamento próximo com os parceiros. Bom relacionamento reduz riscos de perdê-los, já que terão a qualidade testada.
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