Conceito abordado pelo segmento de Mice desde meados da década de 1990, o SMM ganhou força entre as pesquisas do ramo e serve como ponto de partida para um programa de planejamento de eventos
Você já ouviu falar em Strategic Meetings Management (SMM)?
Conceito abordado pelo segmento de Mice desde meados da década de 1990, o SMM ganhou força entre as pesquisas do ramo quando a GBTA começou a divulgar estudos especiais sobre desenvolvimento de implementação de gerenciamento de eventos. Por definição, SMM é a abordagem padrão das atividades relacionadas a reuniões e eventos, incluindo processos, fornecedores e dados compilados, no sentido de atingir os objetivos das empresas de acordo com suas metas e visão - como gerar valor em economia, diminuição de riscos e qualidade dos serviços.
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Na recente pesquisa "Trazendo o Sucesso para a Gestão de Eventos", o CWT Travel Management Institute e o BTN Group investigaram a fundo os benefícios e desafios das estratégias de gerenciamento de eventos na implementação dos programas, além de recomendarem boas práticas. De acordo com profissionais que adotaram programas de SMM, os benefícios vão de transparência nos gastos à diminuição de riscos, além de maior aderência ao compliance e maior alcance do duty of care.
O estudo, contudo, frisa que o segmento ainda não atingiu seu nível de maturidade. "Mais da metade das companhias pesquisadas ainda estavam para lançar iniciativas de SMM. Já a maioria das primeiras a adotar o conceito ainda não definem seus programas como 'maduros'. A boa notícia é que um programa não precisa estar totalmente maduro para apresentar resultados."
àqueles que ainda estão iniciando um programa de gestão de eventos, o estudo sugere algumas das melhores práticas sugeridas por alguns dos 20 especialistas e gestores de eventos consultados sobre implementação e expansão de um programa SMM:
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COMECE PEQUENO Não tente tudo de uma vez. Comece pequeno, encontre valor e então cresça. Companhias muitas vezes escolhem partir das áreas de grande impacto, como locais para eventos.
DETERMINE O QUE QUER Determine o que quer ter como resultado antes de começar e trace um plano para chegar a isso.
COMUNIQUE Comunique o quanto antes todas as áreas internas (donos do negócios e meeting planners, por exemplo) e externas (como hotéis parceiros e fornecedores de tecnologia) que devem participar do processo de SMM.
Alexandra E Rust
CONSULTE Considere obter parte ou todo seu programa a partir de um expertise de fora da empresa para acelerar o desenvolvimento do SMM. Empresas especializadas em gestão de viagens podem ser uma ótima fonte de informação para se iniciar um programa.
IDENTIFIQUE TODOS Identifique os participantes do processo o quanto antes e os mantenha engajados na parceria. Considere a criação de um comitê interno com representantes de todas as áreas relevantes ao programa. Promova roadshows regionais.
ATENÇÃO ÀS REGIÕES Para as empresas que já iniciaram seu programa de SMM, uma dica é manter a atenção às particularidades de cada região, customizando as metas de acordo com as características locais. Por outro lado, "não se intimide pelo conceito 'going global', pois os programas não precisam necessariamente atingir sua maturidade em todas as regiões para mostrar seu valor."
