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Quatro meios de otimizar custos em viagens corporativas

Após bater US$ 1,2 trilhão em 2015, os gastos em viagens corporativas alcançarão, até 2020, o patamar de US$ 1,6 trilhão, aponta pesquisa da Global Business Travel Association (GBTA). Os números são altos. Mesmo assim, segundo estudo realizado pela Amadeus na Europa, 47% das empresas acredita que a otimização dos gastos diretos com viagens tenha atingido seu limite.

Assim, o próximo passo seria reduzir custos indiretos, como procedimentos internos da viagem e reembolso de despesas. Também segundo pesquisa da Amadeus, 58% dos gastos de viagens corporativas acontecem não antes, mas durante as próprias viagens, e esses são os custos que devem ser otimizados.

A grande questão é como, e a Amadeus levantou quatro questões que devem ser feitas para se chegar a uma redução dos gastos das viagens de sua empresa. Veja abaixo:

1. COMO SUA EMPRESA ACESSA O CONTEÚDO DA VIAGEM?
Economizar no momento do relatório de despesas, para a Amadeus, é como "contar calorias depois de ter comido um bolo de chocolate". Por isso, o primeiro passo para otimizar as viagens corporativas está no momento de fechar o pacote de viagem. Para alcançar as melhores ofertas, a empresa destaca a necessidade de se ter acesso a uma vasta gama de produtos e, principalmente, conseguir reunir todo esse conteúdo em um sistema único que permita buscas avançadas para se encontrar a melhor opção, levando em consideração políticas de fornecedores, seus preços e históricos. E é aí que entra o papel dos sistemas de gestão de viagens ligados a um GDS.

2. COMO VOCÊ ESTÁ AUTOMATIZANDO O CONTROLE DE DESPESAS DE VIAGENS?
Possuir um modo automático de gerir as despesas de viagens, em tempo real e de forma automatizada, pode reduzir consideravelmente seus custos, além de te permitir uma política corporativa mais objetiva. Um exemplo que a Amadeus dá é seu próprio sistema Amadeus Cytric Travel & Expense, lançado em março deste ano durante o Lacte e que, segundo a empresa, oferece um controle mais eficiente, fácil e econômico dos gastos de viagem através de um sistema unificado que gerencia todos os preparativos e custos das viagens, desde o planejamento até o reembolso. Segundo o grupo, é possível economizar até 65% através do gerenciamento de despesas automatizado, e até 20% por meio da ferramenta de reserva corporativa.

Reprodução Amadeus
Sistema da Amadeus segue uma ordem lógica e automatiza o gerenciamento das viagens, desde a reserva até a gestão dos gastos
Sistema da Amadeus segue uma ordem lógica e automatiza o gerenciamento das viagens, desde a reserva até a gestão dos gastos

3. VOCÊ ESTÁ CONTROLANDO SEUS INVESTIMENTOS EM VIAGENS?
Garantir que sua política corporativa esteja presente em todos os serviços, reservas e despesas das viagens é essencial. Para a Amadeus, ter um sistema automatizado de gestão de viagens te permite manter esse controle e ter ter visibilidade sobre os investimentos que são realizados dentro das viagens corporativas, além de poder garantir, ao mesmo tempo, que as necessidades dos seus viajantes sejam atendidas antes, durante e depois de seu deslocamento

4.VOCÊ ESTÁ FACILITANDO A VIDA DE SEUS VIAJANTES?
A personalização da viagem no momento da reserva é outro ponto levantado pela Amadeus. Para a empresa, a experiência do usuário deve ser adaptada às preferências e ao histórico de reservas do viajante, podendo reduzir possíveis gastos posteriores do mesmo. Além disso, o próprio Amadeus Cytric Travel & Expense, segundo seus criadores, pretende acaba com a entediante tarefa de separar recibos depois de uma longa viagem, uma vez que todos os gastos passam a ser acompanhados de modo automático através de aparelhos smartphone. No sistema, o viajante pode gerenciar seu relatório de despesas durante sua estadia no destino, de forma que quando tiver de submeter seu formulário de reembolsos, a maior parte do trabalho já estará feita.
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