Na semana passada, o Portal PANROTAS abordou a Metodologia dos 4P criada e registrada pela Academia de Viagens Corporativas para mostrar o passo a passo básico de uma gestão de viagens bem estruturada e direcionada à melhora da administração e controle. Desta vez, é hora de trazer o foco para a fase que serve de base para todo o processo de elaboração de um modelo de gestão: a construção dos perfis.

Conforme lembra a Academia de Viagens no último White Papers, publicação de seu road show itinerante que percorre a América Latina Abroad, os perfis a serem traçados são do viajante, do negócios da empresa, e, naturalmente, da empresa.

Uma dica da Academia aos gestores de viagens corporativas é a elaboração de um gráfico para melhor visualização e comparação dos gastos ou do volume de viagens. Desse modo, fica mais evidente a representatividade de cada segmento/produto dentro da categoria "viagens corporativas" - ou seja, o quanto dos gastos totais com viagem corresponde a linhas aéreas, a hotéis, à agências de viagem, locação de terrestre e etc.

A seguir, confira quais perguntas básicas o responsável por traçar perfis para a elaboração de um modelo de gestão devem fazer em cada caso:

O PERFIL DO VIAJANTE
Para o perfil do viajante, a sugestão é levantar informações sobre a nacionalidade, os aspectos religiosos, a geração (baby boommer, Y...), sexo, necessidades especiais e verificar as características do departamento em que ele atua (vendas, técnicos, executivos, se são terceirizados).

Se houver mais de um perfil que corresponda à maioria das viagens, o gestor também deve considerar as mesmas informações e traçar seu perfil.

Yoel Ben-Avraham/Flickr

O PERFIL DO NEGÓCIO
Quanto ao perfil do negócio, a sugestão da Academia é que o gestor considere ao menos cinco dos principais destinos (nacionais e internacionais) que o negócio demanda, os trechos mais voados, o volume gasto com passagem, número de bilhetes emitidos, os cinco destinos com mais hospedagem (nacionais e internacionais), os tipos de eventos que participa/promove e o valor gasto pela empresa em viagens.

O PERFIL DA EMPRESA
Para traçar o perfil da empresa, é necessário considerar seu segmento de atuação e tipo de negócio (agro, consultoria, farmacêutico, serviços, automotivo), e, tão importante quanto, a área para a qual a gestão de viagens vai se reportar (Compras, Procurement...) e o perfil de compras (centralizado ou descentralizado, open booking ou managed booking).

Além disso, é importante verificar as normas da empresa acerca de outras políticas correlacionada a viagens, apurando sua efetividade e se estão atualizadas. Nesse ponto é importante ter em mente as políticas da empresa para meios de pagamento (oferece cartão corporativo? Quem usa? Como as despesas são pagas?), eventos, gestão de risco e relatórios de despesa. É indispensável fazer um levantamento do modelo de precificação adotado junto à TMC - se é transaction fee, management fee ou mixed fee, por exemplo.

Também é importante considerar as filiais da empresa - tanto a quantidade quanto a localização delas.