Ter à disposição canais de distribuição que tragam opções de voos, conectar com hotéis e fazer as reservas. Essas são as principais funções que uma OBT oferece. Práticas, as ferramentas on-line podem contribuir de diversas formas no processo de gestão de viagens corporativas.

“Os sistemas nos dão a possibilidade de trabalhar e buscar as melhores tarifas, visando a nova tendência do mercado, que é a de orçamento base zero. Você consegue ter de forma on-line os melhores preços, sempre com a menor tarifa”, explica o gestor de viagens para América Latina da Unilever, Vinicius Luz. Eles também trazem hoje em dia algo importante para a gestão: um histórico do que foi apresentado, que, para questões de auditorias futuras, é ótimo.

Outra vantagem da utilização são as parametrizações que a ferramenta dá. “Caso o funcionário não selecione a passagem mais barata, ele precisará de uma aprovação do superior da empresa, já que é possível determinar nas OBTs que apenas as tarifas de menor preço sejam adquiridas”, comenta Luz.

Usando um sistema de reservas on-line, o custo operacional perante uma TMC diminui, resultando assim em savings. “Além disso, elas evitam que as regras estabelecidas pelas empresas sejam burladas pelo viajante. Como está tudo associado com a política de viagens da corporação, ele não consegue comprar uma passagem de classe diferente, por exemplo. “

Algumas agências de viagens corporativas acabam criando suas próprias ferramentas. Desenvolvê-las traz a vantagem de ter o controle de todo o sistema, além da possibilidade de poder formular e moldá-la de acordo com a necessidade específica dos clientes. “No entanto, há um ponto crítico que, dependendo da quantidade de empresas que atende e diferentes formatos, o tempo de resposta para a solução de problemas das mesmas pode ser prejudicado”, afirma o gestor. Neste quesito, é importante que ela se desenvolva e busque soluções de forma mais rápida para que o gestor não fique estagnado durante o processo.

Além de ser eficiente na parte operacional, precisa ser também na parte gerencial. Ele atende o mercado todo? Tem sistema de segurança de dados de confiança? Tudo isso precisa ser levado em conta no momento de escolha da melhor plataforma para a companhia. “O importante é conhecer as eficiências que ela tem para avaliar se ela vai atender especificamente o que você precisa”, finaliza Luz.