Realizar grandes eventos e conferências, para qualquer tamanho de empresa, é uma tarefa complexa e que demanda a gerência por profissionais no assunto. As reuniões mais frequentes, porém, costumam ser menores, pequenos encontros que não requerem a contratação de especializada; logo, acaba sobrando para funcionários da própria firma gerenciá-las.

Com o objetivo de "ajudar a tornar a organização das reuniões mais fácil", a Amadeus anunciou nesta sexta uma nova parceria com a Hotel Reservation Service (HRS). Na aliança está prevista a integração das soluções de ambas as empresas para pequenos eventos: o Meetago HRS e o Amadeus Cytric Travel & Expense. O acordo é uma extensão de uma antiga parceria para a distribuição de conteúdo dos hotéis HRS, já disponível no sistema Amadeus.

A integração dos dois serviços oferece, segundo a empresa, uma solução para um "desafio de décadas": concentrar e gerenciar o gasto com pequenas reuniões e otimizar o processo utilizado para cotação e reserva de salas para esses eventos.

Com a parceria, os usuários do Amadeus Cytric Travel & Expense poderão agora organizar pequenas reuniões e viagens por meio de uma única plataforma, considerando que no Meetago, integrado ao sistema da Amadeus, o cliente pode inserir os dados de que tipo de espaço para reuniões precisa, e então a ferramenta da HRS oferece os dados dos hotéis e espaços adequados, assim como o orçamento de cada local. Ou seja, os funcionários terão acesso aos hotéis cadastrados da HRS e seus espaços de reuniões através do sistema da Amadeus.

“O atual gestor de viagens corporativas busca maximizar seu poder de compra em todos os cenários de hospedagem”, explicou o vice-presidente de Parcerias Globais da HRS, Jason Long. “Essa integração, aliada ao processo simplificado do Meetago para mobilizar hotéis para pequenas reuniões, traz um outro elemento crucial para a perspectiva da empresa, uma vez que ela otimiza sua programação.”

O CCO de Soluções de Vendas Corporativas e de Marketing da Amadeus, Arlene Coyle, também comentou os benefícios da parceria. “Todos compartilhamos a necessidade de sairmos dos escritórios, nos encontrarmos pessoalmente e nos inspirarmos para expandirmos nossos negócios juntos. Com essa parceria com a HRS, podemos agora ajudar organizações e viajantes em todo o mundo a organizar pequenas reuniões dentro da mesma plataforma, tornando todo o processo simples, tranquilo e eficiente”.

COMO FUNCIONA
Ao entrar no Amadeus Cytric Travel & Expense, o cliente seleciona a opção de Solicitação de Cotação (RFP). Nele, detalha o número de participantes, requisitos de acomodação, a sala de reuniões e complementos necessários como aparelhos específicos, comidas e bebidas; tais detalhes do evento e dos hóspedes estarão disponíveis para o hotel no mesmo sistema, e assim os hoteleiros podem responder ao RFP na mesma plataforma. Os hotéis podem, inclusive, deixar uma resposta automatizada para a solicitação de orçamento de acordo com os requisitos, agilizando o processo.

Após a escolha do hotel e local de reunião ser decretada, todos os detalhes do evento e da viagem são descritos em um itinerário consolidado na plataforma da Amadeus, resultando, segundo a empresa, em um maior controle sobre o custo total do evento. "Com uma

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ferramenta integrada de gestão de despesas e de soluções em pagamento digital, e com um processo automatizado de aprovação e de contabilidade, há melhoria na área de compliance", apontou ainda a empresa.

Outro benefício destacado pela Amadeus é a possibilidade de acompanhar e gerenciar os gastos da viagem corporativa e da reunião enquanto em trânsito, através do aplicativo da empresa, o Cytric Mobile Companion. O app dispõe ainda de uma linha direta de comunicação entre os participantes das reuniões, para suporte em tempo real e também para potenciais contratempos.

ENTENDA AS DUAS FERRAMENTAS
O sistema Amadeus Cytric Travel & Expense oferece um controle mais eficiente dos gastos de viagem através de um sistema unificado que gerencia todos os preparativos e custos das viagens. Segundo o grupo, é possível economizar até 65% através do gerenciamento de despesas automatizado, e até 20% por meio da ferramenta de reserva corporativa. Entre as funcionalidades está o planejamento de reservas, prestação de contas e reembolsos, tornando mais prático, segundo a Amadeus, o gerenciamento das despesas dos viajantes corporativos de acordo com as políticas da empresa.

Já o Meetago, da HRS, é voltado para facilitar a solicitação de orçamentos e reservas de espaços para eventos e reuniões corporativas. A partir dos dados inseridos pelo comprador, a ferramenta apresenta todos os hotéis que atendem aos requisitos. O cliente então seleciona até quatro empreendimentos para os quais deseja solicitar um orçamento, e receberá um e-mail informando assim que cada um dos hotéis responder a solicitação de cotação.