Por que o setor de Finanças está mais envolvido em viagens?

Confira o artigo escrito pelo diretor da HRS na América Latina, Alexandre Oliveira, a respeito da crescente importância e visão estratégica em que o setor de viagens corporativas está cada vez mais inserida nas empresas.

*Viagens Corporativas: por que isso interessa aos profissionais de Finanças

É comum nas empresas vermos a área de Gestão de Viagens como parte da estrutura de compras, RH ou até mesmo TI. Porém, com a crescente necessidade de controle, visibilidade e redução de custos, áreas como Finanças e Controladoria já começaram a se envolver ativamente e necessitam entender a dinâmica e as demandas de uma categoria de custos bastante específica, mas que por si só chega a estar entre os cinco maiores gastos na empresa.

O componente mais desafiador, trabalhoso, mas também o que mais apresenta oportunidades de otimização e economia é sem dúvida o programa de hotéis. Em uma rápida análise já se compreende tamanha complexidade: podemos estimar rapidamente o número de companhias aéreas ou locadoras de carros disponíveis em um mercado, mas você conseguiria estimar com a mesma facilidade o número de hotéis no programa da sua empresa? Ou quantos hotéis estão disponíveis em um destino importante para seu trabalho? E as classificações, categorias dos quartos, amenidades e condições comerciais envolvidas? Não parecem ser perguntas tão fáceis de serem respondidas e encontramos diariamente essa incerteza nos mais diversos programas de viagens de grandes empresas em todo o mundo.

Alguns agravantes como a perda de visibilidade de reservas feitas fora do canal preferencial, fugas do compliance e dificuldades em executar o duty of care (dever de cuidar) da empresa comprometem não só o controle mas também a segurança e satisfação dos seus viajantes. Essa dispersão chega em média a ~60% nos programas corporativos, segundo levantamentos realizados em 2018.

Outros pontos importantes são as estratégias para negociações de tarifas: a estruturação do programa de modo a maximizar o poder de compra da empresa em um destino, o tempo e os recursos que precisam ser investidos no processo, o conhecimento das melhores tarifas na localidade, a inclusão de amenidades e café da manhã, além de processos de auditoria e correções - na América Latina, cerca de 19% das tarifas negociadas acabam sendo incorretamente configuradas nos programas corporativos viagens, levando a um aumento de custos de 18%, segundo estudo realizado pela HRS e pela GBTA – Global Business Travel Association.

Algumas perguntas que a área de Finanças já começou a fazer: como otimizar o portfólio de viagens e trazer economia sem perder qualidade e controle da gestão? O portfólio atual é realmente o melhor para a empresa? A equipe de Gestão de Viagens tem acesso a dados e transparência sobre o modelo comercial de seus fornecedores? Qual o resultado efetivo do investimento, o ROI – Return Over Investment, feito pela empresa no processo de gestão e negociação do programa de hotéis? E você, sabe responder a estas perguntas?"

*Alexandre Oliveira, managing director da HRS para América Latina