Pfizer diminui desperdícios em viagens corporativas em mais de 80%

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Wade M/Flickr

Uma das principais empresas do ramo farmacêutico no mundo, a Pfizer tem sede em Nova York (Estados Unidos), 46 unidades industriais e mais de 80 mil colaboradores pelo mundo. Só no Brasil são mais de 1,9 mil funcionários, que movimentam cerca de 12 mil viajantes e cerca de cinco mil viagens por mês. E toda essa movimentação é acompanhada de perto pela gestora de viagens Sara Querolo.

"Nosso lost savings hoje é o mais baixo já registrado, com uma queda de 83% no ano de 2014 para 2015", conta a economista de formação.

Porém, nem sempre foi assim. Em 2014, a Pfizer era desafiada por uma gestão de viagens em que a maioria dos funcionários desconhecia o funcionamento de ferramentas de controle de gestão ou mesmo a política da empresa. Recém-chegada ao posto de gestora no setor de compras da empresa - área responsável pela administração de viagens - , em janeiro de 2015, Sara trouxe na bagagem de viajante a experiência adquirida nos anos de implementação de SAP da empresa.

"Fui chamada para um novo desafio, que eram as operações de compras que incluíam frota e viagem. Na época, a cada 100 pessoas, 34 utilizavam a ferramenta, e nosso lost savings era alto. Investigamos com todos onde estaria o problema. Fizemos uma medição para ver ver qual o cenário e o tamanho do buraco. Conversamos primeiramente com os que não usavam a ferramenta, que disseram que não a usavam porque não sabiam ou porque achavam ruim. Conversamos com a BCD Travel, nossa TMC, com as linhas aéreas, com os hotéis... sempre perguntando quais os principais problemas que notavam ao negociar com a gente, pedindo feedback."

A executiva conta que a área de viagens corporativas percebeu que os procedimentos da companhia não eram de pleno conhecimento dos funcionários.

arquivo pessoal/Linkedin
Sara Querolo, gestora de viagens da Pfizer
"Muitos faziam errado porque realmente não sabiam. Mesmo eu, quando era viajante, não tinha a noção que se tem hoje - tanto quanto à política da empresa quanto com relação ao uso da OBT."

O trabalho de reforma do gerenciamento das viagens envolveu o treinamento de ajuste à nova dinâmica junto à agência e aos colaboradores - incluindo um sistema "tira dúvidas" intranet aos funcionários e um evento morning doubt, no qual os viajantes se reuniram com um comitê de viagens. "Depois que vimos que o sistema já estava de acordo com a política, treinamos. Medimos novamente as emissões on-line e off-line e começamos a ver a queda no lost savings. Saímos de 34% em janeiro para 65% em maio, logo depois do treinamento de abril, e agora temos uma média de 96% desde então", conta Sara.

Com uma política de gestão de viagens horizontalizada - i.e., a mesma vale para o representante júnior e ao presidente da empresa - , todos os viajantes corporativos da Pfizer utilizam a OBT para emissão e dedução de gastos. "Só um desavisado reserva diretamente no hotel, mas no geral estamos com alta aderência ao sistema e a escolha da menor tarifa é de 99%", conta Sara, inteirando que a maioria dos trechos aéreos dos viajantes é doméstica (75%), com destaque para ponte aérea. "Quase não há motivos para não escolher a melhor tarifa."
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