Metodologia criada e registrada pela Academia de Viagens Corporativas, a organização de viagens a negócios dos 4Ps é reconhecida como um dos melhores guias para programas e políticas de viagens para empresas. Desenvolvida pelas fundadoras da Academia, Patrícia Thomas e Viviânne Martins, a fórmula é exposta e exaustivamente investigada nos workshops Abroad da entidade, que contam também com a orientação do professor José Marques.

A metodologia parte da análise da conta, características e cultura da empresa que reserva viagens, por parte do travel manager, TMC ou consultoria. A partir disso, o gestor pode criar um grupo ou comitê de viagens para elaboração das políticas de viagem. Após a elaboração dos critérios, é iniciada a fase de negociação para parcerias.

Para que a gestão seja bem estruturada e direcionada de fato à melhoria da administração e controle, a recomendação da Academia de Viagens é seguir o passo a passo dos 4Ps - Perfil, Política de Viagens, Programa de Parcerias e Procedimentos.

Confira o que há em cada fase:

PERFIL
Fase de autoavaliação que exige atenção especial nos detalhes. "É fundamental desde o início traçar o perfil da empresa e dos viajantes, pois são eles que apontam os produtos e serviços mais demandados", explica a Academia em sua mais recente publicação White Papers.

"O segmento da empresa e as características do negócio norteiam os principais destinos, as categorias de serviços, antecedência de compra da viagem e assim sucessivamente."

POLÍTICA DE VIAGENS
Traçado o perfil – ou principais perfis – , é hora de colocar a política de viagens no papel. É o momento de montar o documento que descreve as regras gerais e direitos e deveres das partes. "Para os fornecedores faz toda diferença quando as empresas clientes têm política de viagens, pois são empresas onde existem regras, direcionamento e controle. Dessa forma, eles podem oferecer melhores condições em acordos comerciais e sabem que haverá retorno", ressalta a Academia.

PROGRAMA DE PARCERIAS
É a fase que possibilita melhor organização dos contratos. Sem perder de vista a demanda dos viajantes, esse é o momento de lançar mão de análises estratégicas como sourcing. "Um ponto fundamental é mapear os gastos e identificar quanto cada segmento representa dentro do volume total, para definir a estratégia de negociação. Nem tudo passa por preço. Existem vários pontos que são considerados na escolha, como atendimento, localização, malha aérea, segurança, serviços, estrutura e tecnologia."

PROCEDIMENTOS
Nesta fase, o gestor deve olhar para a implementação das políticas de viagem e considerar alterações, além de fechar os contratos e assegurar uma boa comunicação com os viajantes e demais envolvidos nos processos – o que envolve treinamento sobre as ferramentas usadas, pesquisa de satisfação e de monitoramento de indicadores de desempenhos.

"Atualmente, considerando os diferentes tipos de viajantes, é importante que haja um plano de comunicação efetivo, que demonstre os benefícios à empresa e ao viajante quando o programa é seguido. O objetivo é ter o viajante e demais partes engajadas e satisfeitas.