Com a VOLL, Vitru Educação celebra recorde nos índices de eficiência em gestão de viagens
Maior EAD do Brasil teve redução de custos sem precedentes após adotar a VOLL na gestão de viagens
Hoje, a Vitru Educação é a maior rede de educação digital no Brasil, com mais de um milhão de alunos distribuídos por mais de 2.300 polos. Além de transformar a vida de inúmeros brasileiros por meio do conhecimento, a empresa também decidiu inovar em sua gestão de viagens corporativas.
Dos 10 mil colaboradores, 450 são viajantes recorrentes que precisam de diferentes modalidades de deslocamento, como aéreo, hospedagem e transporte terrestre. Para otimizar essa operação, a Vitru adotou a VOLL como plataforma principal de gestão de viagens corporativas, obtendo ganhos expressivos em economia, governança e experiência do usuário em um curto período.
De acordo com Tiago Póvoa, Diretor do CSC da Vitru,o diferencial da VOLL foi posicionar-se como uma empresa de tecnologia para viagens e não de viagens exclusivamente. A companhia migrou seu modelo de parceria com uma agência de viagens tradicional para a gestão 360° da VOLL, celebrando desde então resultados de eficiência, governança e satisfação dos colaboradores sem precedentes.
“Vimos que, para obtermos resultados melhores, seria preciso sair um pouco do modelo tradicional oferecido pelas agências de viagens Nós entendemos que, quando trazemos tecnologia para o processo, incrementamos com inteligência o processo. Isso dá fluidez para o processo e aprimora drasticamente a experiência do seu funcionário. Quando olhamos para o mercado, vimos poucas empresas voltadas para a tecnologia, com tecnologia própria para o desenvolvimento da sua aplicação. Dentre elas, a VOLL se dedicou na especialização da sua plataforma e dos seus serviços, para atender as necessidades das grandes empresas, como é o nosso caso”, destaca Póvoa.
Com a mudança, vem os ganhos
Após a fusão entre Uniasselvi e a UniCesumar, a Vitru se viu diante de dois modelos distintos de gestão de viagens — um baseado em agência tradicional e outro com gestão interna. Foi nesse cenário que a companhia decidiu buscar no mercado uma solução tecnológica, encontrando na VOLL a resposta ideal.
“Na Uniasselvi , trabalhávamos com uma agência tradicional, e dentro da UniCesumar, tínhamos uma agência interna que fazia o gerenciamento das viagens. Quando fizemos a combinação de negócios, resolvemos ir ao mercado para buscar uma solução mais tecnológica. Queríamos uma empresa que não só tratasse o tema de viagens, mas também que pudesse aportar tecnologia. E foi aí que a gente encontrou a VOLL”, aponta o Diretor de CSC.
No processo anterior, a Vitru não usufruía dos benefícios do autosserviço, atendo-se a um processo moroso de ter que abrir um chamado para a agência de viagens tradicional procurar o melhor voo, por exemplo.
Pelo app VOLL, os aprovadores têm total visibilidade dos critérios da política que foram ou não atendidos a cada solicitação, além de informações completas para deliberar a respeito. Antes, em média, era preciso 10 dias para uma viagem ser aprovada. Hoje, com a VOLL, 99% das viagens são aprovadas em menos de 24 horas. Já a antecedência média das passagens aéreas saiu de 12 dias para 42 dias.
Além dos excelentes resultados no programa de viagens, a adoção da VOLL permitiu ao CSC da Vitru incrementar a experiência de uso e gestão do reembolso de despesas aos funcionários. A rede de educação tinha um processo de aprovação de reembolsos que, pouco incomumente, demorava 15 dias. Para Póvoa, isso não trazia fluidez para a operação, além do desconforto para os funcionários. Hoje, mais de 90% dos reembolsos são feitos em até 24 horas, diretamente pelo aplicativo da VOLL e respeitando todos os critérios de política e alçadas de aprovação.
“Nós conseguimos todos esses índices de performance sem precedentes através da parceria com a VOLL. Pela plataforma, a gente conseguiu configurar completamente a nossa política e dar fluidez a todo o processo. Com isso, as pessoas conseguem se programar com antecedência, dentro da política e garantindo os menores custos, e nós provemos uma experiência mais prática, intuitiva e eficiente para o viajante”, ressalta o diretor de CSC da Vitru.
NPS em Zona de Excelência
A digitalização da jornada trouxe impacto direto no índice de satisfação. O NPS da Vitru, que era 67 em janeiro de 2024, saltou para 80 em janeiro de 2025, entrando na cobiçada Zona de Excelência
“Hoje, já operamos com um NPS consistente em Zona de Excelência para o nosso programa de viagens. Isso é um reflexo direto da satisfação e do nível de engajamento dos nossos viajantes. A adoção da VOLL mostra o quanto sua tecnologia facilita o dia a dia: tudo acontece em tempo real, pelo app e sem necessidade de adiantamento, fotos de comprovantes ou processos manuais. Da aprovação da viagem à prestação de contas, tudo flui de forma intuitiva e integrada”, conclui Póvoa.
A parceria com a VOLL mostra que investir em tecnologia é, acima de tudo, investir nas pessoas. A Vitru não apenas otimizou processos e reduziu custos, mas consolidou uma nova cultura de viagens corporativas: estratégica, conectada e humana. Um avanço marcante na trajetória da maior rede de educação digital do País.