O travel manager e a gestão de viagens corporativas são alocados em diferentes departamentos, que variam de empresa para a empresa. Em algumas companhias pode estar na área de RH, dentro de compras e até mesmo em logística. Sendo assim, como explicar os fundamentos dos deslocamentos a trabalho para o setor de finanças, por exemplo? Esse foi um dos temas debatidos durante a quarta edição do Corporate Lodging Forum, da HRS.

“As pessoas ‘non travel’ costumam achar que viagem é mito simples. A tendência é pensar que é somente encontrar as opções on-line e reservar. É justo pensarem assim, pois não é função delas entender os meandros do nosso setor. Por isso, os gestores têm o desafio de explicar de maneira factual que esse processo é complexo”, diz o diretor geral para América Latina da HRS, Alexandre Oliveira.

É preciso olhar os dois lados, o dos custos, de procurement, mas também para a experiência do viajante. Ter reuniões trimestrais com as áreas e equipes, discutir KPIs, perdas de savings, eficiência, implementar travas sistêmicas, com gestor aprovando a viagem. Fazer análises de custos, mostrar para o departamento de finanças e trabalhar em conjunto para os colaboradores aderirem aos programas corporativos.

“Na nossa empresa o que fizemos foi passar a contabilidade para o viajante. O dinheiro passa a ser dele e ele é responsável por gerir o seu budget. Nós oferecemos os melhores recursos e melhores tarifas por meio das negociações na área de compras, mas trouxemos a experiência para o usuário, com tudo na palma da mão dele, com as regras pré-definidas”, conta o gerente sênior de Procurement para América Latina da Pfizer, Danilo Ferro.

Um dos caminhos ainda é ter habilidades analíticas, oferecer insights, informações tendências e menos dados irrelevantes, relatórios e excel. As áreas de compras e finanças estão interessadas em dados inteligentes, em uma estratégia de otimização, para que uma melhor gestão de viagens possa ser feita.