Como saber se o gestor de viagens tem de fato a melhor oferta? Qual o impacto dos modelos de distribuição de hotéis para obter o preço e a propriedade mais vantajosos? O primeiro ponto é que só é negociado o que é estratégico e realmente faz sentido para empresa – não é necessário que se negocie com todos os hotéis do destino para onde os colaboradores viajam.

O processo de negociação, que, no Brasil, costuma acontecer uma vez por ano, enfrenta o desafio de que seja feito de forma contínua para que o programa de hotéis reflita as necessidades da companhia durante todo o ano. “Dados com informações de mercado nos ajudam a saber qual o melhor preço para o volume que a corporação tem. Esse é o começo de um programa bem-sucedido para encontrar a melhor tarifa disponível”, afirma a diretora de Vendas para América Latina da HRS, Aline Bueno, durante o 4º Corporate Lodging Forum, em São Paulo.

A ferramenta também tem de ser o reflexo do programa. Uma vez que o processo é feito entre hotel e provedor, tudo tem de estar disponível. Afinal, se o viajante tiver uma boa experiência de reserva, ele valoriza ainda mais a gestão.

“A reserva e a estada andam juntas. Se o viajante não tiver uma boa relação com o canal, sua estada no hotel também não será de forma apropriada. E você vê a complexidade desse processo a partir do momento que o recepcionista, por exemplo, que não participou da negociação nem do carregamento e não cuida do inventário, precisa fazer um bom check-in e check-out, saber como será o pagamento... cada cliente tem uma determinada parametrização de sistemas e nem sempre a equipe com alto turnover está preparada para isso”, explica o diretor de Soluções Hoteleiras para América Latina da HRS, Phelipe Farah.

Outro ponto que deve ser observado é que a estrutura tarifária de cada hotel é diferente e a empresa ter o entendimento de como ela funciona pode trazer benefícios para ela. “Sabendo como é o sistema de precificação do hotel, é possível saber como ele se comporta na hora de colocar o preço”, conta o revenue manager do Palácio Tangará, Luiz Felipe Albuquerque.