Como TMCs podem enxugar custos e evitar desperdícios?

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PANROTAS / Emerson Souza
Sidney Lima Filho, do Reserve, e Carlos Schwartzmann, da Costa Brava
Sidney Lima Filho, do Reserve, e Carlos Schwartzmann, da Costa Brava
Há muita coisa que os gestores de viagens corporativas deixam passar, e de pouco em pouco o desperdício torna-se enorme para agências corporativas e TMCs. Quem estatiza é o COO do Reserve, Sidney Lima Filho. Em sua palestra no 6º Fórum Costa Brava, que acontece hoje em Campinas (SP), o executivo apontou dados de um conjunto de dez pesquisas internacionais sobre o setor. Quase todas elas apontam falhas em pequenos detalhes na gestão de uma viagem de negócios, o que, no passar da régua, torna-se um dinheiro jogado fora pelas empresas. Fraudes, erros de cálculos, busca pela menor e não pela melhor tarifa, entre outras falhas das agências e TMCs são alguns desses detalhes.

“Quando tratamos de viagens corporativas no Brasil, vemos que há muito dinheiro na mesa, muito desperdício, muita margem para economizar. No GBTA, por exemplo, executaram uma pesquisa com mais de 1,2 mil profissionais de aproximadamente 400 empresas. Foi descoberto que é muito caro fazer relatório manual. Em média, são US$ 58, fora o tempo gasto do colaborador, que poderia estar produzindo, mas está preenchendo planilhas. Quando há retrabalho, mais US$ 52”, apontou Lima Filho. “Isso é tempo desperdiçado, o que afeta na produtividade. Mais incrível ainda é saber que 80% dos relatórios de despesa ainda são manuais. Desses, 41% ainda o fazem por formulário ou planilha excel, ou seja, mais de uma hora preenchendo algo simples.”

Garantindo à seleta plateia que encontrar essas lacunas não é tão difícil, o COO do Reserve apresentou uma lista com práticas para que o desperdício seja evitado. “São dez pontos que podem parecer simples, mas que muitos dos players do setor corporativo não o aplicam”, ponderou.

Confira:

- Crie uma política de despesas e viagens de forma simples e objetiva em que os colaboradores tenham fácil acesso;

- Simplifique o processo de adiantamento, reembolso e pagamento agilizando o processo de recebimento de relatórios;

- Permita que o viajante registre suas despesas quando ele quiser e que elas sejam aprovadas a qualquer momento pelo gestor;

- Os gestores precisam ser responsáveis pelos relatórios de despesas de seus viajantes. Eles precisam se envolver no processo e ter conhecimento da política da empresa envolvida;

- Adiantamentos, reembolsos e pagamentos têm de ser feitos pontualmente nas datas estipuladas;

- Explore ferramentas que automatize os processos e agilize o trabalho do viajante e do gestor. Preencher planilhas e formulários de papel só atrasará a produtividade

- Toda despesa precisa ter uma pré-aprovação;
- Automatize o processo de conciliação de faturas com métodos de pagamento inteligentes;

- Simplifique a emissão de relatórios de despesa e a aprovação deles em qualquer local, não necessariamente no escritório;

- Auditore os processos e relatórios de despesas continuamente. Isso melhorará o desempenho.
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